Mang lại cho ISO 9001 một tia sáng mới

Điều gì đã thay đổi?

Tin vui đầu tiên là ISO 9001:2015 sẽ dễ sử dụng hơn, đặc biệt khi kết hợp với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác và sẽ ít mang tính quy định hơn – ví dụ: tài liệu sẽ ít bắt buộc hơn và thân thiện hơn với người dùng cũng như ngôn ngữ. đã được đơn giản hóa. Nó cũng tuân theo triết lý cơ bản là “đầu ra quan trọng”, do đó, nó sẽ hỏi liệu các quy trình của tổ chức có đạt được kết quả như kế hoạch hay không và liệu hệ thống có thực sự thực hiện đúng lời hứa của mình – trọng tâm của việc triển khai ISO 9001 – về việc “cung cấp niềm tin vào khả năng để cung cấp một cách nhất quán các sản phẩm và dịch vụ phù hợp”, Nigel Croft, Chủ tịch tiểu ban ISO đã sửa đổi tiêu chuẩn, giải thích.

Ông cho biết thêm: “ISO 9001:2015 chủ yếu dựa trên hiệu quả hoạt động, tập trung vào việc phải đạt được hơn là đạt được nó”. Phiên bản mới kết hợp “cách tiếp cận theo quy trình” thành công với khái niệm cốt lõi mới về “tư duy dựa trên rủi ro” để ưu tiên các quy trình, sử dụng chu trình Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động (PDCA) ở tất cả các cấp trong tổ chức để quản lý các quy trình và toàn bộ hệ thống, đồng thời thúc đẩy sự cải tiến. Trọng tâm mới dựa trên rủi ro này nhằm ngăn chặn những kết quả không mong muốn như sản phẩm và dịch vụ không phù hợp.

Phiên bản 2015 áp dụng cấu trúc cấp cao mới cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO - dựa trên Phụ lục SL của Bản bổ sung ISO hợp nhất cho Chỉ thị ISO/IEC. Dự kiến ​​nó sẽ có tác động đáng kể đến các tổ chức, giảng viên, chuyên gia tư vấn, cơ quan chứng nhận và công nhận, kiểm toán viên và người soạn thảo tiêu chuẩn. Phụ lục SL cung cấp cấu trúc, văn bản giống hệt nhau cũng như các thuật ngữ và định nghĩa chung cho tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO (MSS) trong tương lai, mang lại cho mỗi tiêu chuẩn một “giao diện, cảm nhận và cảm nhận” tương tự nhau và giúp việc triển khai nhiều tiêu chuẩn trong một tổ chức trở nên dễ dàng hơn. Giờ đây, tất cả các MSS ISO mới sẽ tuân theo khuôn khổ này để đảm bảo tính nhất quán và tương thích, chấm dứt một số nhầm lẫn trước đó trong quá trình triển khai.

Mark Braham, người liên lạc CQI Hạng A trong ISO/TC 176, Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng , nhận thấy “lợi ích to lớn” khi tuân theo khuôn khổ Phụ lục SL để tích hợp các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác và giúp giảm thời gian và nỗ lực quản lý để đáp ứng các yêu cầu, trong khi Sheronda Jeffries nói rằng việc đưa vào phụ lục mới sẽ cho phép các tổ chức thấy rõ hơn sự khác biệt và tương đồng của ISO 9001:2015 với các MSS khác.

Những thay đổi sẽ mang lại lợi ích cho bạn như thế nào?

Nigel Croft cho biết: “ISO 9001:2015 công nhận tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh của tổ chức về loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức cung cấp, mức độ quan trọng của chúng cũng như các yếu tố bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến cách thức hoạt động của tổ chức”. Phiên bản mới nhất buộc mỗi tổ chức phải suy nghĩ về hoàn cảnh cụ thể của mình thay vì đưa ra một “công thức” về cách thiết kế hệ thống quản lý chất lượng. Do đó, các tổ chức sẽ linh hoạt hơn trong cách họ chọn triển khai tiêu chuẩn cũng như số lượng và tính chất của tài liệu được yêu cầu.

Ông nói, một yếu tố rất quan trọng là sự thống nhất chặt chẽ hơn về cấu trúc, nội dung và thuật ngữ cho tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO, đặc biệt rõ ràng khi xem xét các phiên bản mới của ISO 9001 và ISO 14001, ám chỉ Phụ lục SL. Điều này nhằm mục đích giúp các tổ chức cần giải quyết các yêu cầu của một số tiêu chuẩn trong một hệ thống quản lý duy nhất trở nên dễ dàng hơn.

Giá trị của tư duy dựa trên rủi ro

Theo Alan Daniels, phiên bản mới sẽ dẫn đến một QMS mạnh mẽ hơn vì nó liên kết cách tiếp cận theo quy trình với PDCA và tư duy dựa trên rủi ro, đồng thời kết nối QMS với hoạch định chiến lược và quy trình kinh doanh. “Việc xác định rủi ro sẽ tăng thêm giá trị và cơ hội cải tiến, đồng thời sự tham gia của ban lãnh đạo cấp cao sẽ nâng cao cơ hội thành công ở mọi cấp độ.” Đối với Sheronda Jeffries, việc đưa ra thuật ngữ “tư duy dựa trên rủi ro” cùng với thuật ngữ “rủi ro và cơ hội” sẽ khuyến khích tổ chức chủ động hơn.

Lorri Hunt thuộc công ty tư vấn, kiểm toán và đào tạo hệ thống quản lý chất lượng có trụ sở tại Hoa Kỳ Lorri Hunt & Associates Inc. Anni Koubek cũng cho rằng: “Tư duy dựa trên rủi ro sẽ giúp các tổ chức đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên rủi ro bằng cách cung cấp cơ cấu để quản lý nó”. là thay đổi quan trọng nhất trong phiên bản mới 2015, mặc dù bà nói thêm rằng không phải một yếu tố nào làm cho tiêu chuẩn này khác với phiên bản 2008; “Đó là định hướng mang tính hệ quả về kết quả và sự linh hoạt nhất định về cách xây dựng hệ thống quản lý có thể được nhìn thấy xuyên suốt tiêu chuẩn”.

Sự tham gia của lãnh đạo

Đối với Simon Feary, thay đổi quan trọng nhất là sự chuyển đổi từ cam kết quản lý sang lãnh đạo và cam kết , gắn trách nhiệm vận hành và hiệu quả của QMS ở các cấp độ của tổ chức. Ông tuyên bố rằng các yêu cầu về sự tham gia nhiều hơn của quản lý cấp cao sẽ đặt chất lượng nghề nghiệp lên trước quản lý cấp cao hơn bao giờ hết. Dù cung cấp các chương trình quản lý chất lượng hay đánh giá các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý, ông đều kêu gọi các chuyên gia chất lượng hãy nắm bắt cơ hội để phát triển các kỹ năng mới và tăng thêm giá trị lớn hơn cho tổ chức của họ.

Sự nhấn mạnh mới vào sự tham gia của lãnh đạo cấp cao là một trong những thay đổi quan trọng nhất đối với Mark Braham, đặc biệt khi “họ phải thực hiện các nhiệm vụ để đáp ứng yêu cầu và không thể ủy thác”. Lorri Hunt giải thích việc tập trung vào lãnh đạo là sự chuyển đổi từ hàm ý một đại diện quản lý chịu trách nhiệm về QMS sang triết lý về một hệ thống thuộc sở hữu của tất cả ban lãnh đạo.

Leopoldo Colombo, Giám đốc điều hành của Quara Group, một tổ chức đào tạo và tư vấn quản lý ở Mỹ Latinh, tin rằng cách tiếp cận từ trên xuống này sẽ nâng cao đáng kể vị thế của ISO 9001 trong mắt quản lý cấp cao. Anh ấy nghĩ rằng những ngày mà các nhà quản lý chất lượng sẽ được cảm ơn vì bài thuyết trình về tình trạng QMS của họ và sau đó được yêu cầu rời khỏi cuộc họp vì “chúng ta có việc cần thảo luận” đã qua! “Phiên bản 2015 đã đặt ra các yêu cầu và điểm neo cần thiết để đảm bảo rằng QMS sẽ được tích hợp chặt chẽ với hoạt động kinh doanh của tổ chức và phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức, vì vậy việc xem xét tính hiệu quả của QMS sẽ tương đương với việc xem xét tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh.”

Một khởi đầu mới

“ISO 9001:2015 là cơ hội cho một khởi đầu mới trong cách người dùng đang triển khai ISO 9001,” José Domínguez, Thành viên Hội đồng Quản trị của Viện Chất lượng Châu Mỹ Latinh (INLAC) và Tổng Giám đốc của Plexus International tại Mexico, một cơ quan đào tạo về QMS, cho biết , tổ chức dịch vụ đánh giá và huấn luyện. Theo quan điểm của ông, nếu người dùng nghiêm túc coi ISO 9001 là công cụ chính để triển khai, duy trì và cải tiến QMS và sử dụng nó làm nền tảng cho hoạt động kinh doanh của mình, thì họ sẽ thấy đây là một tiêu chuẩn linh hoạt và mạnh mẽ hơn, có thể dễ dàng thích ứng với bản chất và bối cảnh của tổ chức.

Luiz Nascimento tin rằng, nhìn chung, tất cả những thay đổi đều tạo nên sự cải tiến thực sự trong việc mang lại niềm tin nhiều hơn rằng hệ thống quản lý chất lượng thực sự hoạt động. Ông nói: “Rất có thể quan niệm về hệ thống quản lý chất lượng như một mớ giấy tờ vô dụng và quan liêu không cần thiết sẽ thay đổi”. Ông nói thêm rằng, nếu áp dụng tốt, phiên bản mới có thể nâng cao độ tin cậy của chứng nhận.

Chứng nhận của bên thứ ba

Ý nghĩa của ISO 9001:2015 đối với các tổ chức công nhận và chứng nhận là gì? Mặc dù Mark Braham cho rằng ISO 9001:2015 ban đầu sẽ tạo ra công việc để hoàn thành việc đánh giá thiếu sót, thực hiện các thay đổi và chuẩn bị cho đợt đánh giá chứng nhận đầu tiên, nhưng ông cũng kỳ vọng rằng các tổ chức chứng nhận sẽ có thể giảm số ngày đánh giá, do đó tiết kiệm được chi phí.

Sheronda Jeffries tin rằng việc giới thiệu “bối cảnh”, “các bên quan tâm” và “phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng” sẽ có tác động tích cực đến quy trình chứng nhận của bên thứ ba vì các tổ chức sẽ được khuyến khích xem xét ranh giới của QMS của họ và thừa nhận nhu cầu và mong đợi của khách hàng của họ.

Simon Feary bổ sung thêm một lời cảnh báo để cân bằng sự nhiệt tình của mình đối với phiên bản mới bằng cách nói rằng việc triển khai thành công sẽ phụ thuộc vào việc các tổ chức chứng nhận chấp nhận thử thách bằng cách phản ánh ý định của người viết tiêu chuẩn trong các dịch vụ mà họ cung cấp. Mark Braham đồng tình và nói thêm rằng, “sự thành công của tiêu chuẩn mới sẽ phụ thuộc vào năng lực của tổ chức chứng nhận và một thách thức lành mạnh”. Ông tin rằng điều đó sẽ tạo ra sự khác biệt giữa một chứng chỉ treo trên tường hay một hệ thống quản lý hiệu quả, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí hoạt động.

Không có vấn đề thích ứng

Những dấu hiệu ban đầu cho thấy những người soạn thảo ISO 9001:2015 đã thành công trong việc phát triển Hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ hơn, cho phép các tổ chức xây dựng niềm tin vào sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp trong suốt chuỗi cung ứng cho khách hàng trên toàn thế giới. Nếu họ chứng minh là đúng, Nigel Croft kết luận rằng các tổ chức hiện đang vận hành QMS dựa trên ISO 9001 được triển khai tốt sẽ không gặp vấn đề gì trong việc điều chỉnh nó cho phù hợp với yêu cầu của phiên bản mới.