Các bước thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Điều này thường xuất phát từ nhiều lý do khác nhau như thay đổi cơ cấu tổ chức, sự chuyển giao quyền quản lý hoặc những yêu cầu pháp lý mới. Việc thay đổi người đại diện không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp và ổn định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Việt Nam.

1. Cơ sở pháp lý

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một quy trình quan trọng, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp. Cơ sở pháp lý cho quá trình này được thiết lập trên hai văn bản pháp luật chủ yếu:

1.1. Luật Doanh nghiệp 2020

Luật Doanh nghiệp 2020 là văn bản pháp lý nền tảng quy định các nguyên tắc cơ bản về tổ chức, hoạt động và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Luật này xác định rõ quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật, cũng như các điều kiện, quy trình cần tuân thủ khi có sự thay đổi về vị trí này trong doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc đại diện cho doanh nghiệp trước pháp luật mà còn trong việc điều hành các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Do đó, việc thay đổi người này đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Doanh nghiệp.

1.2. Nghị định số 01/2021/NĐ-CP

Để cụ thể hóa các quy định của Luật Doanh nghiệp, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Nghị định này hướng dẫn chi tiết các thủ tục hành chính cần thực hiện khi doanh nghiệp muốn thay đổi người đại diện theo pháp luật. Cụ thể, Nghị định quy định rõ ràng về các bước thủ tục, hồ sơ cần thiết, thời gian xử lý và các yêu cầu khác liên quan đến việc đăng ký thay đổi này. Điều này nhằm đảm bảo rằng mọi thông tin về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đều được cập nhật kịp thời và chính xác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, giúp các cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng theo dõi và giám sát hoạt động của doanh nghiệp.

Như vậy, việc thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải dựa trên sự hiểu biết và tuân thủ đầy đủ các quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động của doanh nghiệp mà còn góp phần duy trì sự ổn định và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

2.1. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và công ty cổ phần

Để thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và công ty cổ phần, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Hồ sơ này bao gồm các giấy tờ cần thiết nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của quá trình thay đổi. Cụ thể:

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Đây là tài liệu chính thức thông báo về việc thay đổi người đại diện của công ty, phải được ký bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới: Đây có thể là bản sao chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện mới, nhằm xác nhận tư cách pháp lý của cá nhân này.

Các tài liệu khác tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp:

• Đối với công ty TNHH một thành viên: Cần có nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty, ghi rõ quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Cần có nghị quyết hoặc quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên, ghi nhận sự thống nhất của các thành viên về việc thay đổi người đại diện.
• Đối với công ty cổ phần: Nếu việc thay đổi người đại diện theo pháp luật dẫn đến sự thay đổi nội dung Điều lệ công ty, cần có nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông. Nếu không làm thay đổi nội dung Điều lệ, chỉ cần nghị quyết và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị, với nội dung cập nhật về họ, tên, chữ ký của người đại diện mới theo quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020.

Nơi nộp hồ sơ: Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật cần được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Đây là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Trình tự xử lý: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin cập nhật về người đại diện theo pháp luật mới.

2.2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh

Đối với công ty hợp danh, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng nghĩa với việc thay đổi thành viên hợp danh, do các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định tại khoản 1 Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hồ sơ thay đổi thành viên hợp danh bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Được ký bởi người đại diện theo pháp luật của công ty, thông báo này phải nêu rõ sự thay đổi về thành viên hợp danh.

• Danh sách thành viên công ty hợp danh: Danh sách này được lập theo quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó không bao gồm nội dung kê khai về các thành viên góp vốn.

• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh mới: Tương tự như trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật ở công ty TNHH và công ty cổ phần, đây là giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

Nơi nộp hồ sơ: Trường hợp chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc tiếp nhận thành viên hợp danh mới theo quy định tại Điều 185 và Điều 186 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ thay đổi cần được gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính.

Trình tự xử lý: Tương tự như quy trình đối với công ty TNHH và công ty cổ phần, sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin cập nhật về thành viên hợp danh mới. Việc thực hiện đúng quy trình này không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho các hoạt động của công ty hợp danh mà còn duy trì sự ổn định và minh bạch trong quá trình hoạt động kinh doanh.

2.3. Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân

Theo quy định tại khoản 3 Điều 190 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ doanh nghiệp tư nhân được xem là người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa rằng việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp tư nhân thực chất là việc thay đổi chủ sở hữu của doanh nghiệp. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt hồ sơ và tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.

Hồ sơ thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Thông báo này phải có chữ ký của cả người bán và người mua, hoặc người tặng cho và người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân. Trong trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân qua đời, thông báo này cần có chữ ký của người thừa kế hợp pháp.

• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân, hoặc người thừa kế: Đây là giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

• Hợp đồng chuyển nhượng hoặc hợp đồng tặng cho doanh nghiệp tư nhân (nếu có): Tùy theo từng trường hợp, hợp đồng này có thể là hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu doanh nghiệp hoặc hợp đồng tặng cho doanh nghiệp.

• Tài liệu chứng minh quan hệ thừa kế (trong trường hợp chuyển nhượng do thừa kế): Đây có thể là giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, di chúc hoặc các tài liệu liên quan đến việc thừa kế.

Nơi nộp hồ sơ: Hồ sơ thay đổi cần được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp tư nhân đang hoạt động.

Trình tự xử lý: Tương tự như quy trình của các loại hình doanh nghiệp khác, sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin về người đại diện theo pháp luật mới được cập nhật. Việc thực hiện đúng quy trình này là rất quan trọng để duy trì sự hợp pháp và tính ổn định của doanh nghiệp tư nhân trong quá trình hoạt động.

3. Thời gian xử lý

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thường dao động từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào khối lượng công việc của Phòng Đăng ký kinh doanh và tính hợp lệ của hồ sơ mà doanh nghiệp nộp.

4. Kết luận

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những thủ tục quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình và thủ tục liên quan để đảm bảo tính hợp pháp và ổn định trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng rằng bài viết này sẽ cung cấp thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật một cách thuận lợi và hiệu quả. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về thủ tục này, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và kịp thời.