Chi tiết thủ tục cập nhật thông tin công ty khi thay đổi địa giới hành chính

Một trong những thay đổi dễ nhận thấy là địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sẽ cần được cập nhật lại theo quy định pháp luật. Bài viết sau sẽ cung cấp thông tin chi tiết về khái niệm địa giới hành chính, các thủ tục cần thực hiện khi địa giới hành chính thay đổi và những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần biết.

1. Địa giới hành chính là gì?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam và là địa chỉ liên lạc chính thức. Trụ sở chính được xác định dựa trên địa giới hành chính và bao gồm đầy đủ các yếu tố: số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Khái niệm địa giới hành chính được hiểu là ranh giới phân chia các đơn vị hành chính cụ thể, kèm theo địa danh và những yếu tố tự nhiên, kinh tế, xã hội đặc trưng. Địa giới hành chính được xác định thông qua các mốc giới cụ thể, thể hiện bằng tọa độ vị trí, nhằm tạo cơ sở để phân cấp đơn vị hành chính như xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

Nhà nước có quyền quyết định thay đổi địa giới hành chính thông qua các biện pháp như sáp nhập, chia tách, hoặc thay đổi tên địa danh nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội. Theo khoản 1 Điều 29 Luật Đất đai 2013, việc lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính trên toàn quốc thuộc thẩm quyền của Chính phủ.

2. Tác động của thay đổi địa giới hành chính đến doanh nghiệp

Khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định điều chỉnh địa giới hành chính, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cũng sẽ thay đổi dù trụ sở thực tế không dịch chuyển. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải cập nhật lại thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin bắt buộc được thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, theo khoản 1 Điều 20 Luật này, doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh trong trường hợp có sự thay đổi địa chỉ.

Ngoài ra, điểm b khoản 1 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định rõ:

• Doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính nếu thay đổi không thuộc các trường hợp quy định từ Điều 56 đến Điều 60 của Nghị định này.

• Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung thông tin vào hồ sơ doanh nghiệp và cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, khi địa giới hành chính thay đổi làm ảnh hưởng đến địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh.

3. Hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để thực hiện việc thông báo thay đổi địa chỉ, bao gồm:

• Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp

  • Đối với doanh nghiệp: sử dụng mẫu Phụ lục II-5 Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.

  • Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: sử dụng mẫu Phụ lục II-13 Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.

• Quyết định của cơ quan nhà nước về việc thay đổi địa giới hành chính (bản sao).

• Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện).

• Chứng thực giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu hợp lệ).

Doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra và điền đầy đủ thông tin chính xác để tránh bị trả lại hồ sơ do thiếu sót.

4. Quy trình và nơi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

• Trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Trực tuyến qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (áp dụng bắt buộc tại Hà Nội và TP.HCM).

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý và cập nhật thông tin trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Theo khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp được miễn lệ phí khi thực hiện thủ tục này.

5. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

• Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin ngay sau khi có sự thay đổi địa giới hành chính để đảm bảo tính hợp pháp của thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trong hồ sơ trước khi nộp để tránh mất thời gian chỉnh sửa.
• Đảm bảo thực hiện thủ tục trong thời hạn quy định để tránh bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật hiện hành.

Kết luận

Việc thay đổi địa giới hành chính là điều tất yếu trong quá trình phát triển của xã hội, và doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật liên quan. Thực hiện đúng và đủ các bước cập nhật thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh hợp pháp mà còn bảo vệ quyền lợi trong các giao dịch kinh tế.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời và chính xác nhất.