Công chứng, chứng thực hóa đơn VAT được hay không?

1. Hóa đơn VAT có công chứng, chứng thực không?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là quy trình cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao dựa trên bản chính. Tức là, bản sao sẽ được kiểm tra để đảm bảo rằng nội dung khớp với bản chính, xác nhận tính hợp pháp và độ đúng đắn.

Theo khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính được định nghĩa là giấy tờ, văn bản được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại hoặc cấp khi đăng ký lại; cũng có thể là văn bản do cá nhân tự lập và được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận, đóng dấu. Như vậy, bản chính là tài liệu gốc hoặc có giá trị tương đương với tài liệu gốc, đảm bảo tính hợp pháp khi chứng thực.

Các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính (Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP):

• Bản chính bị sửa chữa, tẩy xóa không hợp lệ.
• Bản chính hư hỏng, không xác định được nội dung.
• Bản chính có đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp.
• Bản chính có nội dung trái pháp luật, vi phạm quyền cá nhân, xã hội.
• Bản chính do nước ngoài cấp chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Dựa vào các quy định này, hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) không nằm trong các giấy tờ được chứng thực làm bản sao từ bản chính vì không đáp ứng các điều kiện về tính pháp lý và quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2. Giá trị sử dụng thay thế bản chính của bản sao đã chứng thực

Khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính như sau:

• Giảm thiểu sự cần thiết phải sử dụng bản chính: Bản sao chứng thực giúp thay thế bản chính trong các giao dịch, bảo vệ bản chính khỏi nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc.
• Đối chiếu chứng thực: Bản sao chứng thực được dùng để xác minh tính hợp lệ của thông tin trong giao dịch.
• Chỉ có giá trị khi không có quy định khác của pháp luật: Khi có quy định riêng biệt, người sử dụng cần tuân theo các quy định đó.

Như vậy, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý cao, có thể sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch khi không có quy định khác của pháp luật. Điều này giúp giảm rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc bản chính và đảm bảo tính hợp lệ của các tài liệu trong giao dịch.

3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

• Xuất trình bản chính và bản sao:

  • Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình bản chính và bản sao của tài liệu cần chứng thực.
  • Trường hợp bản chính do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi có điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc nguyên tắc có đi, có lại.

• Chụp bản chính để chứng thực bản sao: Khi chỉ xuất trình bản chính, cơ quan, tổ chức sẽ chụp từ bản chính để chứng thực (trừ khi không có phương tiện để chụp).

• Thực hiện chứng thực nội dung:

  • Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu nội dung bản sao khớp với bản chính và không vi phạm Điều 22 Nghị định, sẽ thực hiện chứng thực như sau:
    • Ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu, ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan chứng thực.
    • Nếu bản sao có nhiều trang, lời chứng sẽ ghi ở trang cuối và đóng dấu giáp lai nếu cần thiết.
    • Mỗi bản sao được ghi một số chứng thực cụ thể, tạo sự minh bạch và thuận tiện trong quản lý.

Kết luận: Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được quy định chi tiết, đảm bảo tính chính xác và pháp lý cho tài liệu. Qua quy trình xuất trình, chụp bản chính và chứng thực nội dung, các bước này giúp duy trì tính minh bạch và quản lý hiệu quả các tài liệu trong giao dịch.