Dịch vụ tư vấn Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Chế độ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất, kinh doanh, và hành chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Những chi phí này có tính chất chung, không gắn liền với một hoạt động cụ thể mà phục vụ cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Theo quy định trong Luật Kế toán năm 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thường bao gồm:

• Chi phí nhân sự quản lý: Lương, thưởng, phụ cấp của các vị trí quản lý và nhân viên hành chính.
• Chi phí bảo hiểm: Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các chi phí liên quan đến phúc lợi người lao động.
• Chi phí hành chính: Văn phòng phẩm, vật liệu, và các chi phí về bảo trì và sử dụng tài sản cố định.
• Chi phí dịch vụ bên ngoài: Bao gồm các khoản chi cho điện, nước, điện thoại, dịch vụ thuê ngoài như tư vấn, chuyên gia...
• Các chi phí khác: Những khoản liên quan đến lễ tân, hội nghị, đào tạo cán bộ, và công tác phí.

Những chi phí này không chỉ nhằm duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn giúp đảm bảo sự vận hành trơn tru của toàn bộ hệ thống quản lý doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thực hiện qua tài khoản 642. Tài khoản này phản ánh tất cả các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp trong kỳ kế toán, và có thể chia thành các nhóm chính như:

• Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm lương, thưởng, và các khoản phụ cấp phải trả cho cán bộ, viên chức quản lý và nhân viên.
• Chi phí bảo hiểm và phúc lợi: Gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và các khoản chi khác theo quy định cho người lao động.
• Chi phí vật tư và trang thiết bị: Bao gồm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, và vật liệu cần thiết cho công tác quản lý.
• Chi phí tài sản cố định: Gồm khấu hao tài sản cố định như nhà cửa, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị văn phòng.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, điện thoại, xăng dầu, thuê dịch vụ chuyên gia trong và ngoài nước, và các dịch vụ khác phục vụ quản lý.

Cuối kỳ, tất cả các chi phí quản lý phát sinh được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 642 được chia thành nhiều tài khoản cấp 2 để phản ánh chi tiết từng loại chi phí quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là các tài khoản chính trong nhóm tài khoản 642:

• 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý, như tiền lương, phụ cấp, và các khoản bảo hiểm, phúc lợi cho người lao động.
• 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa tài sản cố định.
• 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh các chi phí liên quan đến đồ dùng văn phòng cho hoạt động quản lý.
• 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Bao gồm chi phí khấu hao các tài sản cố định phục vụ công tác quản lý như nhà cửa, máy móc, thiết bị văn phòng.
• 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh các khoản chi về thuế, phí và lệ phí liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, như án phí, lệ phí thi hành án, và tiền thuê đất.
• 6426 - Chi phí dự phòng: Dành cho các khoản dự phòng phải thu khó đòi và các chi phí dự phòng khác theo quy định.
• 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí thuê các dịch vụ bên ngoài như điện, nước, điện thoại, thuê chuyên gia.
• 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí khác như chi lễ tân, hội nghị khách hàng, chi đào tạo, công tác phí, chi cho các tổ chức đoàn thể trong doanh nghiệp.

4. Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán cần nắm rõ cách ghi nhận các giao dịch kinh tế cụ thể liên quan đến chi phí này. Dưới đây là một số phương pháp hạch toán điển hình:

• Lương và các khoản phụ cấp: Khi doanh nghiệp chi trả lương, phụ cấp và các khoản bảo hiểm cho nhân viên quản lý, ghi:

  • Nợ TK 6421 (Chi phí nhân viên quản lý)
  • Có TK 334 (Phải trả người lao động)
  • Có TK 338 (Phải trả, phải nộp khác)

• Chi phí vật liệu quản lý: Khi xuất dùng vật liệu hoặc mua ngay cho công tác quản lý, ghi:

  • Nợ TK 6422 (Chi phí vật liệu quản lý)
  • Có TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu)
  • Có các TK 111, 112, 331 (Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản hoặc phải trả nhà cung cấp)

• Khấu hao tài sản cố định: Đối với khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý, ghi:

  • Nợ TK 6424 (Chi phí khấu hao tài sản cố định)
  • Có TK 214 (Hao mòn tài sản cố định)

• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các chi phí như điện, nước, điện thoại, và các dịch vụ thuê ngoài, ghi:

  • Nợ TK 6427 (Chi phí dịch vụ mua ngoài)
  • Có các TK 111, 112, 331 (Thanh toán hoặc phải trả nhà cung cấp)

• Các chi phí khác bằng tiền: Khi phát sinh chi phí tiếp khách, hội nghị, hoặc công tác phí, ghi:

  • Nợ TK 6428 (Chi phí bằng tiền khác)
  • Có các TK 111, 112, 331 (Thanh toán hoặc phải trả)

5. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Phương pháp hạch toán như sau:

• Nợ TK 911 (Xác định kết quả hoạt động kinh doanh)
• Có TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

Kết luận

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp. Việc nắm vững cách hạch toán chi tiết từng khoản chi phí theo quy định sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.