Giấy Ủy Quyền Dự Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông Có Phải Công Chứng?

Đây là một thắc mắc phổ biến của các cổ đông khi thực hiện thủ tục ủy quyền trong công ty cổ phần. Cùng tìm hiểu chi tiết để nắm rõ các yêu cầu pháp lý và tránh sai sót trong quá trình ủy quyền.

1. Giấy Ủy Quyền Dự Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông Có Cần Công Chứng Không?

Theo Điều 144 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, cổ đông trong công ty cổ phần có quyền tham dự đại hội đồng cổ đông bằng cách ủy quyền cho người khác. Dưới đây là những quy định cụ thể:

• Hình Thức Tham Dự: Cổ đông có thể tham dự đại hội đồng cổ đông bằng cách trực tiếp có mặt hoặc ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác thay mặt tham dự. Việc ủy quyền này cần được thực hiện bằng văn bản, ghi rõ tên người được ủy quyền, số lượng cổ phần được ủy quyền và xuất trình văn bản khi đăng ký tham dự cuộc họp. Điều này được quy định cụ thể tại khoản 3, Điều 144 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

• Yêu Cầu Về Hình Thức Văn Bản: Văn bản ủy quyền phải lập dưới hình thức văn bản, tuân thủ quy định về pháp luật dân sự. Nội dung văn bản cần chi tiết tên của cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền, số lượng cổ phần, quyền hạn trong cuộc họp và phải đảm bảo tính hợp pháp.

• Quyền và Trách Nhiệm của Cổ Đông: Cổ đông có thể tham gia biểu quyết tại cuộc họp qua nhiều hình thức, như dự trực tiếp, ủy quyền hoặc bỏ phiếu điện tử, hội nghị trực tuyến... Điều lệ công ty có thể có những quy định cụ thể về hình thức tham gia và bỏ phiếu. Do đó, việc nắm rõ điều lệ công ty cũng giúp cổ đông dễ dàng thực hiện quyền của mình khi không trực tiếp tham dự.

Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc phải công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông. Văn bản này chỉ cần lập đúng quy định pháp luật dân sự. Nếu cổ đông và người được ủy quyền có mong muốn hoặc yêu cầu từ phía công ty, có thể lựa chọn công chứng để đảm bảo tính pháp lý. Tuy nhiên, công chứng không phải là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện tại.

2. Hướng Dẫn Thực Hiện Thủ Tục Ủy Quyền Dự Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông

Dưới đây là các bước chi tiết nếu cổ đông muốn tiến hành công chứng văn bản ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông, giúp tăng tính pháp lý và minh bạch cho văn bản này:

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Công Chứng

Trước khi công chứng, cổ đông cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Phiếu Đề Nghị Công Chứng: Đơn yêu cầu công chứng văn bản ủy quyền dự họp do tổ chức công chứng cung cấp.
• Giấy Tờ Nhân Thân: Căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của cổ đông và người được ủy quyền (nếu người được ủy quyền cũng tham gia).
• Các Tài Liệu Liên Quan: Các giấy tờ về nội dung ủy quyền như giấy chứng nhận cổ phần, giấy mời dự họp đại hội đồng cổ đông và các giấy tờ khác chứng minh quyền cổ đông.

Bước 2: Nộp Hồ Sơ Tại Văn Phòng Công Chứng

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, cổ đông nộp tại các tổ chức hành nghề công chứng như văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng. Người yêu cầu công chứng cần đến đúng giờ, xuất trình đầy đủ giấy tờ và hoàn tất thủ tục đăng ký công chứng.

Bước 3: Công Chứng Văn Bản Ủy Quyền và Thanh Toán Phí

Quá trình công chứng văn bản ủy quyền dự họp sẽ được thực hiện bởi công chứng viên. Sau khi công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, sẽ tiến hành ký kết và đóng dấu công chứng. Người yêu cầu công chứng thanh toán các khoản phí, bao gồm phí công chứng, chi phí sao chép và các khoản phí dịch vụ khác nếu có.

3. Thời Hạn Yêu Cầu Hủy Bỏ Nghị Quyết Đại Hội Đồng Cổ Đông

Một vấn đề quan trọng khác mà cổ đông cần lưu ý là thời hạn yêu cầu hủy bỏ nghị quyết hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu đại hội đồng cổ đông nếu phát hiện có sai sót. Cụ thể:

Theo Điều 151 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền yêu cầu tòa án hoặc trọng tài xem xét và hủy bỏ nghị quyết đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết hoặc biên bản kiểm phiếu, nếu:

• Trình Tự Tổ Chức Cuộc Họp Không Đúng Quy Định: Nếu cuộc họp đại hội đồng cổ đông vi phạm quy trình, thủ tục tổ chức theo quy định pháp luật và điều lệ công ty.
• Nghị Quyết Vi Phạm Pháp Luật hoặc Điều Lệ Công Ty: Nếu nội dung nghị quyết của đại hội đồng cổ đông vi phạm các quy định pháp luật hoặc trái với điều lệ công ty.

Trong trường hợp kết quả kiểm phiếu hoặc nghị quyết có dấu hiệu vi phạm, cổ đông có quyền yêu cầu hủy bỏ. Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp, cổ đông cần thực hiện các yêu cầu này trong thời hạn 90 ngày.

4. Kiến Nghị Về Nội Dung Chương Trình Cuộc Họp

Cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền kiến nghị về nội dung cuộc họp đại hội đồng cổ đông. Để đảm bảo tính hợp lệ, kiến nghị cần được lập thành văn bản và gửi tới công ty trước ngày khai mạc ít nhất 3 ngày làm việc, trừ khi điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung kiến nghị nên rõ ràng, ghi tên cổ đông, số lượng cổ phần nắm giữ và vấn đề cần thảo luận.

Trên đây là thông tin chi tiết về thủ tục ủy quyền dự họp đại hội đồng cổ đông và quy định công chứng giấy ủy quyền. Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp cổ đông thực hiện thủ tục ủy quyền thuận lợi và tránh các tranh chấp không đáng có. Nếu cần hỗ trợ thêm về các thủ tục liên quan, vui lòng liên hệ để được tư vấn chi tiết và kịp thời.