Những điều cần biết về công tác văn thư theo quy định của pháp luật

Xin chào các luật sư,

Em đang công tác trong lĩnh vực Văn thư tại một Doanh nghiệp Nhà nước (DNNN). Gần đây, em gặp phải một vấn đề phức tạp liên quan đến quy trình đóng dấu tài liệu mà lãnh đạo đơn vị yêu cầu thực hiện. Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ, cụ thể là tại Điều 25, có nêu rõ về trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên văn thư trong việc sử dụng con dấu.

Cụ thể, quy định này ghi rõ: "Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm thực hiện những quy định sau: Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức và chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền." Tuy nhiên, lãnh đạo đơn vị của em lại chỉ đạo rằng Văn thư phải đóng dấu khống chỉ trên mép trái của nửa tờ giấy A4. Mục đích của việc này là để sử dụng cho việc in phiếu thu, chi của phòng Kế toán.

Em đã tuân thủ chỉ đạo và thực hiện việc đóng dấu khống. Tuy nhiên, lãnh đạo yêu cầu em ký nhận số lượng tờ giấy sau khi đã đóng dấu khống xong. Em cảm thấy tình huống này không chỉ gây bối rối mà còn có thể vi phạm quy định của pháp luật.

Luật sư cho em hỏi, việc Văn thư thực hiện như vậy có đúng quy định pháp luật không? Em xin chân thành cảm ơn!

1. Trả Lời Của Luật Sư

- Quy Định Pháp Luật Về Con Dấu

Để giải quyết vấn đề của bạn, chúng ta cần xem xét kỹ lưỡng các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến việc sử dụng con dấu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Theo Khoản 2 Điều 25 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, các quy định về trách nhiệm của nhân viên văn thư như sau:

• Quản lý Con Dấu: Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ. Nhân viên này có trách nhiệm thực hiện việc đóng dấu theo đúng quy trình và chỉ được phép thực hiện khi đã có sự cho phép rõ ràng từ người có thẩm quyền.

• Đóng Dấu Chính Xác: Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Họ không được phép giao con dấu cho người khác khi chưa có sự cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

• Chữ Ký Của Người Có Thẩm Quyền: Việc đóng dấu chỉ được thực hiện trên những văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của văn bản sau khi được đóng dấu.

• Cấm Đóng Dấu Khống: Đặc biệt, nhân viên văn thư không được phép đóng dấu khống chỉ, tức là không được phép đóng dấu vào các tài liệu, giấy tờ mà không có nội dung rõ ràng hoặc không có chữ ký của cấp có thẩm quyền.

- Hệ Lụy Pháp Lý Khi Vi Phạm

Nếu nhân viên văn thư đóng dấu khống theo chỉ đạo của lãnh đạo, điều này có thể dẫn đến các hệ lụy pháp lý nghiêm trọng. Điều 32 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định rõ rằng người nào vi phạm quy định của nghị định này sẽ tùy theo tính chất và mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định 73/2010/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực an ninh trật tự, các hành vi vi phạm như sau sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng:

• Không nộp lại con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu khi có quyết định thu hồi.
• Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung hoặc không có chữ ký của cấp có thẩm quyền.
• Mượn, cho mượn con dấu hoặc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác.

Hơn nữa, nếu hành vi này gây ra hậu quả nghiêm trọng, Điều 285 Bộ luật Hình sự năm 2009 quy định rằng người nào thiếu trách nhiệm mà không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nhiệm vụ được giao có thể bị phạt cải tạo không giam giữ đến ba năm hoặc phạt tù từ sáu tháng đến năm năm.

2. Kết Luận và Khuyến Nghị

Với các quy định pháp luật đã nêu, việc Văn thư thực hiện đóng dấu khống là hoàn toàn trái pháp luật, bất kể lý do là do lãnh đạo đơn vị chỉ đạo. Quản lý và đóng dấu là nhiệm vụ của nhân viên văn thư, và bất kỳ vi phạm nào có thể dẫn đến việc bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Do đó, em nên xem xét lại yêu cầu của lãnh đạo và cố gắng thông báo cho họ về những quy định pháp luật liên quan. Em có thể giải thích một cách rõ ràng rằng việc đóng dấu khống không chỉ vi phạm quy định mà còn có thể gây ra những hệ lụy nghiêm trọng cho cá nhân em cũng như cho tổ chức.

Nếu tình huống không được cải thiện và em vẫn bị yêu cầu thực hiện các chỉ đạo không đúng quy định, em có thể cân nhắc việc báo cáo vấn đề này lên cấp trên hoặc cơ quan chức năng để được tư vấn và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Nếu có thêm bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại liên hệ để được tư vấn thêm! Chúc em luôn thành công trong công việc của mình và thực hiện đúng theo quy định pháp luật.