Thủ tục thay đổi con dấu công ty theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020

Theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản liên quan, thủ tục thay đổi, đăng ký con dấu đã có những điều chỉnh đáng kể. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết về các trường hợp cần thay đổi con dấu, quy định pháp luật, thủ tục thực hiện và mức xử phạt nếu vi phạm, giúp doanh nghiệp hiểu rõ và thực hiện đúng quy định.

1. Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi con dấu?

Thay đổi con dấu là việc xảy ra khi doanh nghiệp gặp một số tình huống cụ thể. Dưới đây là các trường hợp phổ biến mà công ty cần phải thực hiện thay đổi con dấu:

• Con dấu bị hư hỏng hoặc mất: Nếu con dấu bị mờ, gãy, hỏng hoặc bị mất, doanh nghiệp cần làm con dấu mới để đảm bảo hiệu quả sử dụng.

• Thay đổi tên công ty: Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục đổi tên, nội dung trên con dấu cần được điều chỉnh để phù hợp với tên mới.

• Thay đổi địa chỉ công ty: Nếu địa chỉ công ty thay đổi khác quận, huyện hoặc tỉnh, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu mới để phù hợp với thông tin đăng ký.

• Thay đổi số đăng ký kinh doanh: Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp số đăng ký mới (đặc biệt là các công ty thành lập lâu năm), cần phải thay đổi con dấu để cập nhật thông tin.

• Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu mã hoặc chất liệu con dấu: Công ty có thể tự quyết định thay đổi mẫu mã, hình thức, chất liệu của con dấu sao cho phù hợp với nhu cầu và thẩm mỹ của mình, miễn tuân thủ quy định pháp luật.

• Khắc thêm con dấu: Một số doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều con dấu khác nhau, bao gồm các con dấu dành cho chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác trực thuộc.

2. Quy định về con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020

Con dấu doanh nghiệp không chỉ là biểu tượng nhận diện mà còn là công cụ xác minh pháp lý quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh. Theo quy định, nội dung và hình thức con dấu của doanh nghiệp có những điểm khác biệt so với trước đây:

Theo Luật Doanh nghiệp 2014:

• Con dấu phải thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
• Hình thức con dấu có thể là hình tròn, đa giác hoặc các hình dạng khác, nhưng phải đồng bộ về nội dung và kích thước.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 43):

• Doanh nghiệp có quyền tự quyết định số lượng, loại dấu, hình thức và nội dung con dấu. Điều này áp dụng cả với con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác.
• Con dấu có thể tồn tại dưới hình thức vật lý (được khắc bằng máy) hoặc chữ ký số (được sử dụng trong giao dịch điện tử).
• Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy chế nội bộ của doanh nghiệp, được quy định trong Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định riêng.

Những thay đổi trên đã mở rộng quyền tự chủ của doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu, đồng thời giảm thiểu các thủ tục hành chính liên quan.

3. Thủ tục thay đổi mẫu con dấu công ty

Hiện nay, theo quy định tại khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trên các loại giấy tờ như:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

• Nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Do đó, thủ tục thay đổi mẫu con dấu đã trở nên đơn giản hơn. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các bước sau:

• Khắc con dấu mới: Tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ khắc dấu để làm con dấu mới theo thiết kế mong muốn.

• Lưu giữ và quản lý con dấu: Lập quy định nội bộ về việc sử dụng con dấu theo Điều lệ công ty.

• Cam kết sử dụng con dấu: Nếu đối tác hoặc khách hàng yêu cầu, doanh nghiệp cần làm cam kết rõ ràng về việc sử dụng đồng thời con dấu cũ và mới trong thời gian chuyển đổi.

4. Doanh nghiệp có cần thông báo khi thay đổi con dấu?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, từ ngày 1/1/2021, quy định về việc thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh đã được bãi bỏ. Điều này có nghĩa là:

• Doanh nghiệp không cần gửi thông báo mẫu dấu lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Doanh nghiệp tự quyết định việc sử dụng con dấu và hoàn toàn chịu trách nhiệm về mẫu con dấu trong các giao dịch.

Tuy nhiên, với các doanh nghiệp sử dụng con dấu được cấp trước ngày 1/7/2015 (theo quy định của cơ quan công an), sau khi thay đổi con dấu, cần thực hiện một số bước xử lý như sau:

• Trả lại con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu: Thực hiện tại cơ quan công an đã cấp con dấu trước đó.
• Hủy con dấu cũ: Nếu con dấu được đăng ký sau ngày 1/7/2015, doanh nghiệp có thể tự hủy hoặc lưu giữ để tránh sử dụng nhầm lẫn.

5. Xử phạt vi phạm liên quan đến con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu không đúng quy định có thể dẫn đến các mức xử phạt hành chính theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP:

• Phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng: Không ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu.
• Phạt từ 2 triệu đồng đến 3 triệu đồng: Mang con dấu ra khỏi trụ sở mà không được phép.
• Phạt từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng: Không nộp lại con dấu khi có quyết định thu hồi hoặc thay đổi thông tin pháp lý.

Ngoài ra, hành vi làm giả con dấu có thể bị xử lý hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017), với các mức phạt từ cải tạo không giam giữ đến phạt tù chung thân tùy vào mức độ nghiêm trọng.

6. Lưu ý khi sử dụng con dấu trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần đảm bảo việc sử dụng con dấu tuân thủ pháp luật, đồng thời lưu ý các điểm sau:

• Luôn cập nhật quy định mới về quản lý và sử dụng con dấu.
• Quy định rõ ràng trách nhiệm cá nhân đối với việc quản lý con dấu.
• Đảm bảo an toàn và bảo mật khi sử dụng con dấu trong giao dịch.

Kết luận

Thay đổi con dấu công ty là một thủ tục quan trọng, yêu cầu doanh nghiệp phải nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành. Với những hướng dẫn chi tiết trên, hy vọng các doanh nghiệp có thể thực hiện việc thay đổi con dấu một cách dễ dàng và đúng quy định. Nếu cần thêm hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.