Chi tiết phương pháp ghi Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ theo chuẩn quy định

Để ghi Bảng phân bổ đúng quy định, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các phương pháp và lưu ý chi tiết trong quá trình lập bảng. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn cụ thể các căn cứ, phương pháp và lợi ích của việc ghi chép chính xác Bảng phân bổ, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả chi phí sản xuất và tối ưu hóa lợi nhuận.

1. Phân tích chi tiết về căn cứ lập Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

Để quản lý chặt chẽ và hiệu quả các chi phí sản xuất, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đóng vai trò quan trọng. Việc lập bảng này không chỉ dựa trên các yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp mà còn dựa trên các quy định chung về kế toán và quản lý tài sản. Các căn cứ quan trọng để lập bảng phân bổ bao gồm:

• Dự toán sản xuất, kinh doanh: Đây là yếu tố nền tảng giúp xác định số lượng vật liệu và công cụ cần phân bổ cho từng hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh. Dự toán được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất đã phê duyệt, tính đến các yếu tố như tỷ lệ hao hụt, tồn kho, cùng các dự kiến thay đổi thị trường.
• Nhu cầu sử dụng của từng bộ phận, công việc: Cần phân chia nhu cầu sử dụng chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban và tổ chức cụ thể, như phòng kế toán, phòng sản xuất, hoặc nhóm nghiên cứu và phát triển. Việc theo dõi và quản lý nhu cầu này là điều cần thiết để tối ưu việc sử dụng tài nguyên.
• Giá trị thực tế tại thời điểm lập bảng: Giá trị bao gồm giá mua vào, chi phí vận chuyển, và các loại thuế liên quan. Sử dụng giá trị thực tế giúp bảng phân bổ phản ánh trung thực chi phí sản xuất, kinh doanh và tránh tình trạng thiếu hụt tài sản hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.
• Tuân thủ các quy định pháp luật liên quan: Cần tuân theo các quy định của Luật Kế toán và các thông tư hướng dẫn trong quản lý tài sản. Điều này giúp bảo đảm tính chính xác, tránh các rủi ro pháp lý trong công tác kế toán và quản lý tài chính.
• Các điểm lưu ý khi lập bảng phân bổ:
  • Bảng phân bổ cần được lập một cách chi tiết, đầy đủ và chính xác. Việc lập bảng cần diễn ra định kỳ hàng tháng, được cập nhật liên tục khi có sự thay đổi về dự toán sản xuất, nhu cầu sử dụng, hoặc giá trị thực tế.
  • Bảng phân bổ là cơ sở để ghi vào các bảng kê, sổ kế toán liên quan, đảm bảo việc thanh toán tiền lương, thưởng cho người lao động.

2. Các phương pháp ghi Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ chi tiết

Việc ghi Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ không chỉ đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán giá trị sử dụng mà còn phản ánh cụ thể chi phí cho từng đối tượng sử dụng. Dưới đây là một số hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp ghi theo Mẫu số 07 - VT:

Cấu trúc bảng phân bổ: Bảng phân bổ gồm các cột và dòng thể hiện chi tiết các yếu tố:

• Cột dọc: Thể hiện loại nguyên liệu, vật liệu, và công cụ dụng cụ (CCDC) xuất dùng trong tháng, tính theo giá hạch toán và giá thực tế.
• Dòng ngang: Thể hiện các đối tượng sử dụng nguyên liệu, vật liệu, CCDC, giúp phân chia rõ ràng cho từng đối tượng, dễ dàng hơn trong quản lý và phân tích.

Phương pháp tính giá thực tế: Doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ xuất kho và các hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế để tính giá của từng loại nguyên liệu, vật liệu hoặc CCDC. Cách tính này giúp đảm bảo giá trị thực tế được cập nhật và phản ánh trung thực trong bảng phân bổ.

Sử dụng bảng phân bổ để lập sổ sách kế toán: Giá trị thực tế của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho là căn cứ để ghi vào tài khoản như 152, 153, và 242. Bảng phân bổ này còn hỗ trợ việc tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm và dịch vụ một cách chính xác.

Trách nhiệm ghi chép: Việc ghi chép bảng phân bổ đòi hỏi sự phối hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán.

• Bộ phận kho: Cung cấp thông tin CCDC xuất kho theo giá hạch toán và giá thực tế.
• Bộ phận kế toán: Tiếp nhận thông tin từ kho để ghi vào bảng phân bổ, từ đó lập sổ kế toán và tính giá thành sản phẩm.

3. Các điểm cần lưu ý khi ghi Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

Ghi Bảng phân bổ một cách chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Các điểm cần lưu ý bao gồm:

Về hình thức ghi chép:

• Sử dụng bút mực để ghi vào bảng nhằm đảm bảo tính rõ ràng, không dễ bị phai mờ. Tránh tẩy xóa, sửa chữa để không ảnh hưởng đến tính chính xác của bảng.
• Bảng phân bổ cần được lập một cách cẩn thận, tránh tình trạng rách, nhàu nát, giúp dễ dàng kiểm tra, lưu trữ lâu dài.

Về nội dung cần ghi: Các thông tin bao gồm tên bảng phân bổ, kỳ tính (tháng, quý, năm), đơn vị lập bảng, số lượng vật liệu xuất kho trong tháng, đơn vị tính, giá hạch toán, giá thực tế của từng loại và chữ ký của người lập, người kiểm tra, và người phê duyệt.

Về bảo quản: Sau khi lập xong, bảng phân bổ cần được bảo quản tại nơi an toàn, tránh thất lạc, hư hỏng và lưu trữ đúng thời gian quy định của pháp luật và nội quy doanh nghiệp.

4. Tầm quan trọng của việc ghi Bảng phân bổ chính xác và đầy đủ

Bảng phân bổ là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu quả việc sử dụng tài nguyên, góp phần tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận. Các lợi ích bao gồm:

• Theo dõi và quản lý hiệu quả việc sử dụng tài nguyên: Việc ghi chép đầy đủ bảng phân bổ giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng, giá trị đã được sử dụng cho từng công việc. Nhờ đó, có thể đánh giá mức độ hao phí, lãng phí để khắc phục kịp thời.

• Cung cấp dữ liệu chính xác cho việc tính giá thành: Bảng phân bổ thể hiện chi tiết giá trị sử dụng của từng loại tài sản, là căn cứ quan trọng để tính giá thành sản phẩm. Đảm bảo giá thành chính xác giúp doanh nghiệp có thể đưa ra mức giá hợp lý, phù hợp với thị trường.

• Căn cứ tính lương và thưởng: Giá trị sử dụng trong bảng phân bổ có thể làm căn cứ cho việc thanh toán lương thưởng cho nhân viên. Việc chi trả lương thưởng đúng hạn góp phần nâng cao động lực làm việc, thúc đẩy hiệu quả sản xuất.

• Hỗ trợ công tác kiểm tra, thanh tra tài chính: Bảng phân bổ là chứng từ quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, giúp cơ quan kiểm toán hoặc thuế kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý.

• Đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban: Dựa vào bảng phân bổ, doanh nghiệp có thể so sánh mức độ sử dụng giữa các bộ phận, từ đó có thể điều chỉnh hoạt động sao cho hợp lý và hiệu quả nhất.

Ghi chép chính xác và đầy đủ Bảng phân bổ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận mà còn tuân thủ các quy định pháp luật, góp phần quan trọng trong việc quản lý tài chính hiệu quả.