Công chứng viên có trách nhiệm gì trong việc công chứng bản dịch?

Kính chào Thanh Mai từ Hà Nam,

Chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm và gửi câu hỏi về công chứng bản dịch. Đúng như bạn đã tìm hiểu, trong một số trường hợp, các văn bản dịch thuật cần được công chứng để có giá trị pháp lý. Dưới đây là giải đáp chi tiết về quy định công chứng bản dịch, trách nhiệm của công chứng viên, cũng như vai trò của người phiên dịch – cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng.

1. Công chứng là gì?

Theo quy định tại Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác, hoặc chứng nhận tính chính xác, hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (hoặc ngược lại) theo yêu cầu của pháp luật hoặc nhu cầu của cá nhân, tổ chức.

Người yêu cầu công chứng có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc nước ngoài có yêu cầu chứng nhận hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch phù hợp với quy định của Luật Công chứng.

2. Quy định công chứng bản dịch

Điều 61 Luật Công chứng quy định cụ thể về công chứng bản dịch như sau:

2.1. Quy định về dịch thuật bản dịch

• Bản dịch phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
• Công chứng viên sẽ tiếp nhận bản chính, kiểm tra và giao cho người phiên dịch cộng tác viên thực hiện việc dịch. Người phiên dịch phải ký tên trên từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ký tên, đóng dấu và ghi lời chứng.

2.2. Quy trình công chứng bản dịch

• Mỗi trang của bản dịch cần được đóng dấu “Bản dịch” và phải được đính kèm với bản sao của bản chính.
• Lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ các thông tin về thời điểm, địa điểm công chứng, thông tin người phiên dịch, xác nhận chữ ký, và cam kết tính chính xác của nội dung bản dịch.

2.3. Trường hợp từ chối công chứng

Công chứng viên từ chối thực hiện công chứng nếu:

• Biết rõ hoặc phát hiện bản chính bị cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ.
• Bản chính đã bị chỉnh sửa, hư hỏng nặng, không còn xác định rõ nội dung.
• Giấy tờ cần dịch thuộc bí mật nhà nước hoặc bị pháp luật cấm công bố.

3. Cộng tác viên phiên dịch của tổ chức hành nghề công chứng

Theo Thông tư 01/2021/TT-BTP, cộng tác viên phiên dịch phải đáp ứng các tiêu chuẩn như sau:

• Có bằng đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác và thông thạo ngôn ngữ cần dịch.
• Chịu trách nhiệm với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác của nội dung bản dịch.

Nếu đã đăng ký chữ ký mẫu, cộng tác viên phiên dịch có thể ký trước trên bản dịch. Công chứng viên sẽ kiểm tra chữ ký mẫu trước khi ký và ghi lời chứng.

3.1. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng với cộng tác viên

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

• Ký hợp đồng với cộng tác viên, nêu rõ trách nhiệm, quyền lợi và thù lao.
• Thông báo danh sách cộng tác viên cho Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
• Trả thù lao theo thỏa thuận, bồi thường thiệt hại nếu có lỗi từ phía cộng tác viên, và niêm yết công khai danh sách cộng tác viên.

3.2. Quyền và nghĩa vụ của cộng tác viên phiên dịch

Cộng tác viên phiên dịch có quyền:

• Nhận thù lao theo thỏa thuận.
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch và bồi hoàn tổn thất nếu có lỗi do mình gây ra.
• Tuân thủ các quy định pháp luật và nội quy của tổ chức hành nghề công chứng.

4. Trách nhiệm của công chứng viên trong công chứng bản dịch

Công chứng viên chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác, trung thực của bản dịch so với văn bản gốc. Lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thông tin về thời gian, địa điểm công chứng, thông tin người phiên dịch và xác nhận chữ ký của họ, đồng thời khẳng định tính hợp pháp của bản dịch.

4.1. Tiêu chuẩn của công chứng viên

Công dân Việt Nam muốn được bổ nhiệm công chứng viên cần đáp ứng:

• Có bằng cử nhân luật và đã công tác pháp luật từ 5 năm trở lên.
• Đã hoàn thành khóa đào tạo hoặc bồi dưỡng nghề công chứng, đạt kiểm tra kết quả tập sự, và đảm bảo sức khỏe.

4.2. Những điều công chứng viên không được làm

• Không gây khó khăn hoặc đòi hỏi lợi ích ngoài phí công chứng, thù lao đã thỏa thuận.
• Không nhận tiền từ người thứ ba để ảnh hưởng đến tính công bằng, trung thực của văn bản công chứng.
• Không được dùng thông tin từ công chứng vì lợi ích cá nhân hoặc công chứng cho các hợp đồng có liên quan lợi ích với người yêu cầu công chứng.

5. Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch

Mẫu lời chứng do Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định như sau:

LỜI CHỨNG CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Hôm nay, ngày ..... tháng ..... năm ....., tại ........, tôi - công chứng viên ......., chứng nhận:

• Bản dịch này do Ông/Bà ........, cộng tác viên phiên dịch của ...... dịch từ tiếng ..... sang tiếng .....;
• Chữ ký trên bản dịch đúng là của Ông/Bà .......;
• Nội dung bản dịch chính xác, hợp pháp và không trái đạo đức xã hội;
• Văn bản công chứng này lập thành ..... bản chính, gồm ..... tờ và ..... trang, lưu 1 bản tại tổ chức.

Số công chứng: .......; Quyển số: ..../....TP/CC-SCC/BD

CÔNG CHỨNG VIÊN

Hy vọng thông tin chi tiết này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Trân trọng,

[Tên công ty]