Dịch vụ giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm (POA hoặc LOA) của bộ y tế

1. Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là gì?

Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm, hay còn gọi là Thư ủy quyền công bố mỹ phẩm, là một tài liệu pháp lý quan trọng trong quá trình công bố mỹ phẩm tại Việt Nam. Tài liệu này cho phép một tổ chức hoặc cá nhân (được gọi là “bên được ủy quyền”) thực hiện các thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm thay cho nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm (được gọi là “bên ủy quyền”). Việc có Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm đúng cách là một bước không thể thiếu để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh mỹ phẩm.

2. Sự khác biệt giữa POA và LOA

Trong quá trình thực hiện các thủ tục ủy quyền, người ta thường gặp hai loại văn bản là POA (Power of Attorney - Giấy Ủy Quyền) và LOA (Letter of Authorization - Thư Ủy Quyền). Cả hai văn bản này đều nhằm mục đích ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện nhiệm vụ cụ thể, tuy nhiên, chúng có những khác biệt quan trọng về mức độ chi tiết và tính pháp lý. Chi tiết về sự khác biệt này đã được phân tích cụ thể trong bài viết “Phân biệt POA và LOA”.

3. Tầm quan trọng của Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm

Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là một trong những tài liệu bắt buộc trong hồ sơ công bố mỹ phẩm. Đây cũng là tài liệu có thể dẫn đến nhiều sai sót nếu không được thực hiện đúng cách. Thông thường, giấy ủy quyền phải được yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc có con dấu của pháp nhân, điều này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và rõ ràng trong thủ tục ủy quyền.

4. Mục đích của Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm

Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm có một số mục đích quan trọng như sau:

• Xác định rõ trách nhiệm: Giấy ủy quyền giúp xác định bên chịu trách nhiệm cho việc công bố sản phẩm mỹ phẩm trên thị trường Việt Nam, từ đó đảm bảo quyền lợi cho cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền.

• Thúc đẩy quy trình công bố: Tài liệu này giúp cho việc công bố sản phẩm mỹ phẩm diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, đặc biệt trong các thủ tục liên quan đến cơ quan quản lý nhà nước.

• Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch: Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm đảm bảo rằng mọi hoạt động liên quan đến sản phẩm đều được thực hiện theo quy định pháp luật, góp phần bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.

5. Quy định và nội dung của Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 06/2011/TT-BYT, Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm cần có các nội dung chính sau:

1. Ngôn ngữ trình bày: Tài liệu phải được trình bày bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.

2. Nội dung cần có:

   • Thông tin bên ủy quyền: Tên, địa chỉ của nhà sản xuất hoặc, nếu bên ủy quyền là chủ sở hữu sản phẩm, thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của cả hai.
   • Thông tin bên được ủy quyền: Tên và địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền.
   • Phạm vi ủy quyền: Xác định rõ ràng quyền hạn của bên được ủy quyền trong việc đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam.
   • Tên sản phẩm: Ghi rõ nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền.
   • Thời hạn ủy quyền: Xác định thời gian có hiệu lực của giấy ủy quyền.
   • Cam kết của bên ủy quyền: Cam kết cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho bên được ủy quyền.
   • Thông tin đại diện: Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên ủy quyền.

6. Hợp pháp hóa lãnh sự Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình chứng thực chữ ký và con dấu trên các giấy tờ, tài liệu do cơ quan/tổ chức nước ngoài cấp. Tại Việt Nam, các tài liệu chỉ được chấp nhận khi đã được hợp pháp hóa lãnh sự, ngoại trừ các trường hợp đã có quy định khác trong pháp luật hoặc các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.

Các bước để hợp pháp hóa lãnh sự Giấy ủy quyền

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm bao gồm các bước sau:

• Công chứng: Đầu tiên, Giấy ủy quyền phải có chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm. Sau đó, tài liệu này sẽ được mang đến văn phòng công chứng để công chứng viên xác thực chữ ký và con dấu.

• Xác thực bởi Bộ ngoại giao: Sau khi công chứng, chữ ký và lời chứng của công chứng viên sẽ được xác thực bởi cơ quan Bộ ngoại giao của nước sở tại, kèm theo chữ ký và con dấu của người đứng đầu cơ quan này.

• Hợp pháp hóa tại cơ quan ngoại giao: Cuối cùng, văn bản sẽ được nộp đến cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan Lãnh sự quán của Việt Nam tại nước đó để tiến hành hợp pháp hóa.

​​​​​​​​​​​​​​

7. Mẫu Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm

Dưới đây là mẫu Thư ủy quyền của nhà sản xuất nước ngoài để quý khách tham khảo:

MẪU THƯ ỦY QUYỀN CỦA NHÀ SẢN XUẤT

LETTER OF AUTHORIZATION

To whom it may concern,

We are …….……. located at: …………………… are the manufacturer of products as below.

Product’s name: ……………………….

We hereby appoint: ……………………

Address:

To import, distribute our cosmetic products with the name: ……….. in Vietnam and take responsibility to proclaim cosmetics products with the Cosmetic Regulatory Authority in Vietnam on our behalf, they will be the marketing authorization holder of the registration certificate and be responsible for all matters pertaining to the regulation of this product.

We commit to be responsible for providing all PIF (Product Information Files) for …………… in Vietnam.

This letter is valid until … ….

Signature: __________________

Position: ………………..

Date: ……

8. Dịch vụ công bố mỹ phẩm

Chúng tôi cung cấp một loạt dịch vụ hỗ trợ khách hàng trong quá trình công bố mỹ phẩm tại Việt Nam. Cam kết mang đến sự chuyên nghiệp và hiệu quả qua những công việc cụ thể sau:

• Hỗ trợ soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ công bố mỹ phẩm: Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong việc soạn thảo hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu theo đúng quy định pháp luật. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này, chúng tôi đảm bảo rằng hồ sơ của bạn sẽ đầy đủ và chính xác.
• Đăng ký tài khoản nộp hồ sơ trực tuyến: Đối với doanh nghiệp thực hiện công bố mỹ phẩm lần đầu, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn đăng ký tài khoản trên website của Tổng Cục Hải Quan, giúp bạn thực hiện các thủ tục một cách thuận tiện và nhanh chóng.
• Cung cấp biểu mẫu CFS, POA từ các quốc gia: Chúng tôi cung cấp các mẫu biểu CFS, POA từ nhiều quốc gia như Anh, Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ, Pháp, Tây Ban Nha... với kinh nghiệm dày dạn trong việc tư vấn công bố mỹ phẩm, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc chuẩn bị tài liệu.
• Nộp hồ sơ và cập nhật thông tin: Chúng tôi sẽ thực hiện việc nộp hồ sơ, cập nhật thông tin và nộp lệ phí nhà nước đúng thời hạn, đảm bảo quy trình công bố sản phẩm được diễn ra suôn sẻ.
• Theo dõi và giải quyết vấn đề phát sinh: Trong trường hợp có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước, chúng tôi sẽ theo dõi và giải quyết kịp thời để đảm bảo rằng tiến trình công bố không bị gián đoạn.
• Nhận và chuyển giao kết quả: Chúng tôi cam kết sẽ nhận và chuyển giao kết quả cho bạn một cách nhanh chóng và linh hoạt.
• Tư vấn và hoàn thiện hồ sơ hậu kiểm: Sau khi sản phẩm được cấp phiếu công bố, chúng tôi sẽ tiếp tục tư vấn và hỗ trợ bạn trong việc hoàn thiện hồ sơ hậu kiểm.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào cần làm giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm?

• Trong trường hợp mỹ phẩm nhập khẩu: Doanh nghiệp Việt Nam muốn nhập khẩu và phân phối mỹ phẩm cần có giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm từ nhà sản xuất nước ngoài.
• Trong trường hợp mỹ phẩm sản xuất trong nước: Doanh nghiệp muốn phân phối mỹ phẩm do một đơn vị khác sản xuất cần có giấy ủy quyền từ nhà sản xuất.

Làm giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm nhập khẩu như thế nào?

• Giấy tờ này do nhà sản xuất cung cấp cho khách hàng nhập khẩu mỹ phẩm, vì vậy cần liên hệ với nhà sản xuất và yêu cầu họ cung cấp. Nếu nhà sản xuất đã làm việc nhiều với công ty Việt Nam rồi thì họ sẽ có mẫu sẵn, còn không thì bạn có thể gửi mẫu cho họ để họ ký đóng dấu xác nhận.

Nếu sai sót thông tin về giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm thì làm thế nào?

• Việc sai sót trong quá trình làm giấy tờ là thường xuyên xảy ra. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải yêu cầu nhà sản xuất cung cấp lại giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm mới và phải hợp pháp hóa lãnh sự lại. Việc làm lại giấy ủy quyền sẽ mất thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, vì vậy nếu chưa có nhiều kinh nghiệm kiểm tra thông tin, bạn nên sử dụng dịch vụ của chúng tôi để được tư vấn và chuẩn bị giấy tờ chính xác nhất.