Dịch vụ Thay đổi tên công ty

1. Thủ tục thay đổi tên công ty: Hướng dẫn chi tiết và đầy đủ

- Tên công ty là một phần quan trọng trong nhận diện thương hiệu, không chỉ đại diện cho bộ mặt doanh nghiệp mà còn là yếu tố then chốt giúp khách hàng ghi nhớ và liên tưởng đến sản phẩm, dịch vụ của công ty. Một cái tên độc đáo, dễ nhớ có thể giúp doanh nghiệp tạo dựng được niềm tin và gia tăng sự nhận diện trong tâm trí khách hàng. Tuy nhiên, trong quá trình phát triển và mở rộng kinh doanh, việc thay đổi tên công ty có thể trở thành giải pháp phù hợp nhằm định vị lại thương hiệu hoặc theo kịp sự thay đổi của thị trường.

- Tại sao cần thay đổi tên công ty?

Việc thay đổi tên công ty có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau, bao gồm:

Định vị thương hiệu mới: Công ty muốn thay đổi hình ảnh, làm mới thương hiệu để phù hợp hơn với thị trường mục tiêu hoặc mở rộng sang lĩnh vực kinh doanh mới.

Thay đổi chủ sở hữu: Khi có sự thay đổi về cơ cấu cổ đông hoặc chủ sở hữu, việc thay đổi tên công ty có thể cần thiết để phản ánh sự thay đổi này.

Tránh nhầm lẫn: Doanh nghiệp có thể cần thay đổi tên để tránh bị nhầm lẫn với các công ty khác hoặc khi tên hiện tại không còn phù hợp với định hướng phát triển.

Yếu tố pháp lý: Trong một số trường hợp, tên công ty hiện tại vi phạm quy định về tên doanh nghiệp và buộc phải thay đổi để tuân thủ pháp luật.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi tên công ty

Khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác để nộp cho Phòng Đăng ký Kinh doanh. Dưới đây là danh sách các tài liệu bắt buộc:

• Thông báo thay đổi tên công ty (theo mẫu quy định): Đây là tài liệu chính thức thông báo về việc công ty quyết định thay đổi tên. Mẫu thông báo này được cung cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc có thể tải về từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Biên bản họp về việc thay đổi tên công ty:

  • Đối với công ty cổ phần, biên bản này là của Đại hội đồng cổ đông. Biên bản cần ghi rõ nội dung cuộc họp, lý do và quyết định thay đổi tên.
  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, biên bản này được lập bởi Hội đồng thành viên.

• Quyết định về việc đổi tên công ty:

  Quyết định cần ghi rõ lý do thay đổi tên công ty, tên mới và ủy quyền cho người đại diện pháp luật thực hiện thủ tục.

  • Đối với công ty cổ phần, quyết định này được ban hành bởi Đại hội đồng cổ đông.
  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, quyết định được lập bởi Hội đồng thành viên.

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

  • Bản sao có chứng thực và bản gốc của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại. Điều này đảm bảo rằng khi thay đổi tên, doanh nghiệp có thể đối chiếu thông tin chính xác từ giấy tờ gốc.

3. Quy trình nộp hồ sơ và xử lý thay đổi tên công ty

• Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Hồ sơ thay đổi tên công ty cần được nộp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Tùy theo từng địa phương, quy trình có thể được thực hiện trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Thời gian xử lý hồ sơ

Thông thường, sau khi nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ tiếp nhận và xử lý trong vòng 03 – 05 ngày làm việc. Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu sót, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ. Thời gian giải quyết có thể kéo dài nếu doanh nghiệp không kịp thời bổ sung các giấy tờ cần thiết.

• Nhận kết quả thay đổi tên

Khi quá trình xử lý hoàn tất, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên công ty đã được thay đổi. Thông tin về tên mới của doanh nghiệp sẽ được cập nhật công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4. Những việc cần làm sau khi thay đổi tên công ty

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi tên, doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc quan trọng để đảm bảo việc thay đổi tên không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.

1. Khắc con dấu mới

Theo quy định, tên công ty là một trong những thông tin bắt buộc phải có trên con dấu doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi tên, doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại con dấu mới để phù hợp với tên công ty đã thay đổi. Các bước cần thực hiện bao gồm:

• Liên hệ với cơ sở cung cấp dịch vụ khắc dấu để yêu cầu khắc con dấu mới.
• Sau khi khắc xong, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo mẫu dấu với Phòng Đăng ký Kinh doanh thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Thông báo thay đổi thông tin thuế

Khi thay đổi tên, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin mới với cơ quan thuế. Điều này nhằm đảm bảo rằng các tài liệu liên quan đến thuế như hóa đơn, biên lai thuế và các loại báo cáo tài chính khác đều thể hiện tên mới của công ty. Doanh nghiệp cần nộp:

• Công văn thông báo thay đổi thông tin với cơ quan thuế.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới để cập nhật thông tin.

3. Cập nhật các giấy tờ và tài liệu liên quan

Doanh nghiệp cần tiến hành cập nhật thông tin tên mới trên tất cả các giấy tờ và tài liệu giao dịch như:

• Hóa đơn: Doanh nghiệp cần điều chỉnh mẫu hóa đơn để phản ánh tên công ty mới.
• Hợp đồng: Tất cả các hợp đồng hiện tại cần được xem xét lại và sửa đổi để ghi nhận tên mới của công ty.
• Giấy phép con: Nếu doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực yêu cầu giấy phép đặc thù, cần liên hệ với các cơ quan cấp phép để cập nhật thông tin mới.
• Biển hiệu công ty: Doanh nghiệp cần thay đổi biển hiệu để phản ánh đúng tên mới, đảm bảo tuân thủ quy định về bảng hiệu công ty tại địa phương.
• Website và tài liệu marketing: Tên công ty mới cũng cần được cập nhật trên website chính thức, các trang mạng xã hội, và tất cả các tài liệu quảng cáo, tiếp thị của công ty.

4. Thông báo cho đối tác và khách hàng

Sau khi thay đổi tên, điều quan trọng là doanh nghiệp cần thông báo kịp thời cho các đối tác và khách hàng. Điều này không chỉ giúp tránh nhầm lẫn trong giao dịch mà còn đảm bảo tính liên tục trong các hợp đồng kinh tế. Các hình thức thông báo bao gồm:

• Gửi email thông báo chính thức đến các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng.
• Đăng thông tin thông báo thay đổi tên trên website và các kênh truyền thông của doanh nghiệp.

5. Cập nhật thông tin với các cơ quan quản lý khác

Nếu doanh nghiệp có đăng ký với các cơ quan quản lý khác như Bảo hiểm xã hội, cơ quan sở hữu trí tuệ, hoặc các cơ quan quản lý ngành nghề đặc thù, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ cập nhật thông tin tên mới để đảm bảo sự thống nhất trong các thủ tục pháp lý.

5. Lưu ý khi thay đổi tên công ty

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau khi thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty:

• Kiểm tra kỹ tên mới: Trước khi quyết định thay đổi tên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng xem tên mới có trùng lặp với doanh nghiệp khác hay không, hoặc có vi phạm các quy định về thuần phong mỹ tục và luật bảo hộ thương hiệu.

• Thời gian xử lý các thủ tục liên quan: Việc thay đổi tên có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh, do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết và thực hiện các bước cập nhật thông tin một cách kịp thời và chính xác.

• Cập nhật thông tin đồng bộ: Đảm bảo rằng mọi thông tin từ giấy tờ, tài liệu kinh doanh, con dấu, đến hệ thống quản lý nội bộ đều được cập nhật đúng theo tên mới của doanh nghiệp.