Khoản chi tiêu về trang phục, đồng phục cho nhân viên theo quy định mới

1. Quy Định Về Chi Trang Phục Cho Nhân Viên

Theo quy định tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, tại điểm 2.7 khoản 2, Bộ Tài chính đã đưa ra những quy định chi tiết về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Trong đó, một nội dung quan trọng là các khoản chi trang phục cho người lao động. Cụ thể, doanh nghiệp có thể chi trang phục cho nhân viên, nhưng để được tính vào chi phí hợp lệ, cần phải tuân thủ các điều kiện nhất định. Nếu khoản chi trang phục là bằng hiện vật, doanh nghiệp sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Đối với khoản chi trang phục bằng tiền, phần chi vượt quá mức 5.000.000 đồng/người/năm sẽ không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho nhân viên, các khoản chi này cần phải đáp ứng những yêu cầu cụ thể. Khoản chi bằng tiền không được vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm để có thể được tính vào chi phí hợp lệ, còn khoản chi bằng hiện vật cần phải có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp lệ.

2. Đặc Thù Ngành Nghề Và Mức Chi Trang Phục

Một điểm đáng chú ý trong quy định là đối với những ngành nghề có tính chất đặc thù, mức chi cho trang phục có thể được áp dụng theo những quy định riêng biệt do Bộ Tài chính ban hành. Những quy định này được thiết lập nhằm đảm bảo các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề đặc thù, như y tế, công nghiệp, xây dựng, có thể áp dụng mức chi phí trang phục phù hợp với yêu cầu công việc, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ quy định về thuế.

Mục tiêu của việc đưa ra mức chi cho trang phục dựa trên tính chất công việc là để tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động trong các ngành đặc thù có thể điều chỉnh chi phí một cách hợp lý mà không vi phạm các quy định pháp lý. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp trong việc tính toán và kê khai thuế.

3. Chi Trang Phục Bằng Tiền Và Bằng Hiện Vật

• Chi Trang Phục Bằng Tiền: Theo các quy định của Thông tư 96/2015/TT-BTC, nếu doanh nghiệp chi trang phục bằng tiền cho nhân viên, khoản chi này không được vượt quá mức 5.000.000 đồng/người/năm để có thể được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Nếu khoản chi này vượt quá mức này, phần vượt quá sẽ không được trừ vào thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp, đồng thời sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động.

• Chi Trang Phục Bằng Hiện Vật: Nếu doanh nghiệp chi trang phục cho nhân viên bằng hiện vật, để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Điều này bao gồm việc có hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán, và biên bản ký nhận trang phục từ nhân viên. Nếu các yếu tố này đầy đủ, doanh nghiệp có thể tính khoản chi trang phục này vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

4. Quy Định Về Thu Nhập Chịu Thuế Từ Chi Trang Phục

Việc chi trang phục cho nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế TNDN mà còn liên quan đến thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Cụ thể, Thông tư 111/2013/TT-BTC và sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC đã đưa ra những hướng dẫn chi tiết về việc xác định thu nhập chịu thuế TNCN từ các khoản chi trang phục. Theo đó:

• Nếu khoản chi trang phục bằng tiền không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm, doanh nghiệp sẽ được trừ vào thu nhập chịu thuế TNDN mà không làm tăng thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Nếu chi trang phục vượt mức này, phần vượt quá sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động, đồng thời sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp.
• Đối với chi trang phục bằng hiện vật, nếu có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không phải chịu thuế TNCN đối với nhân viên và có thể tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

5. Quy Định Về Hóa Đơn Và Chứng Từ

Một trong những yêu cầu quan trọng khi doanh nghiệp chi trang phục cho nhân viên là cần có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp lệ. Việc này giúp doanh nghiệp xác định chính xác các khoản chi phí hợp lý, đồng thời tạo sự minh bạch trong việc kê khai thuế. Hóa đơn và chứng từ phải ghi rõ các thông tin như loại trang phục, số lượng, giá trị, và ngày tháng giao dịch. Bên cạnh đó, biên bản hoặc chứng từ ký nhận cấp phát trang phục cho nhân viên cũng là yếu tố quan trọng để quản lý chặt chẽ việc cấp phát trang phục trong nội bộ doanh nghiệp.

6. Thực Tiễn Áp Dụng Các Quy Định

Việc áp dụng các quy định này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về các khoản chi nào được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Cùng với đó, các quy định cũng giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót trong việc kê khai và nộp thuế. Đặc biệt, việc quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ đối với chi trang phục bằng hiện vật giúp hạn chế tình trạng khai khống chi phí, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc xác định nghĩa vụ thuế.

Để đảm bảo không vi phạm các quy định pháp lý, doanh nghiệp cần chủ động trong việc thu thập và lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản chi trang phục. Các doanh nghiệp hoạt động trong ngành đặc thù cũng nên nắm rõ quy định về mức chi trang phục để áp dụng hợp lý và đúng quy định của pháp luật.

7. Kết Luận

Các quy định về chi trang phục cho người lao động đã được xây dựng và điều chỉnh một cách chi tiết và rõ ràng nhằm đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong việc xác định thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định này để tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình kê khai và nộp thuế, đồng thời tối ưu hóa chi phí một cách hợp lý để mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động kinh doanh. Việc nắm vững các quy định về chi trang phục không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.