Thành lập công ty tại nhà riêng: Nên ký hợp đồng thuê hay mượn nhà?

Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý, quý khách cần ký hợp đồng thuê nhà hoặc mượn nhà tùy theo thỏa thuận với chủ nhà. Mỗi loại hợp đồng có những đặc điểm, lợi ích và yêu cầu pháp lý khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cũng như quản lý thuế của doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích chi tiết để quý khách có thể đưa ra quyết định phù hợp.

1. Thành lập công ty tại nhà riêng: Nên ký hợp đồng thuê hay mượn nhà?

Khi doanh nghiệp chọn nhà riêng làm trụ sở, việc ký hợp đồng thuê hoặc mượn nhà trở thành bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp. Cả hai loại hợp đồng đều là căn cứ pháp lý chứng minh quyền sử dụng địa chỉ đăng ký doanh nghiệp, nhưng chúng khác nhau ở khía cạnh thuế và kế toán.

Hợp đồng thuê nhà: Hợp đồng thuê nhà thường được các doanh nghiệp lựa chọn vì chi phí thuê nhà được coi là chi phí hợp lý trong hoạt động kinh doanh. Điều này có nghĩa là:

• Chi phí thuê nhà: Có thể được đưa vào chi phí hợp lý để khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Phát sinh thuế cho bên cho thuê: Chủ nhà (nếu là cá nhân) sẽ phải đóng thuế thu nhập cá nhân từ hoạt động cho thuê nếu thu nhập vượt mức miễn thuế theo quy định. Nếu chủ nhà là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, họ sẽ xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) cho bên thuê.
• Ràng buộc pháp lý chặt chẽ: Hợp đồng thuê nhà có giá trị pháp lý cao, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của cả hai bên khi xảy ra tranh chấp.

Hợp đồng mượn nhà: Hợp đồng mượn nhà phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, khi nguồn lực tài chính còn hạn chế. Điểm khác biệt chính:

• Không phát sinh chi phí thuê: Do không phải trả tiền mượn nhà, doanh nghiệp không cần khai báo chi phí này trong sổ sách kế toán.
• Không phát sinh thuế: Vì hợp đồng không tạo ra thu nhập cho chủ nhà, nên không cần đóng thuế thu nhập cá nhân.
• Không được tính là chi phí hợp lý: Hợp đồng mượn nhà không thể đưa vào chi phí được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp, điều này có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của công ty.

Lựa chọn loại hợp đồng: Quyết định ký hợp đồng thuê hay mượn nhà phụ thuộc vào thỏa thuận giữa quý khách và chủ nhà.

• Nếu ký hợp đồng thuê: Đây là lựa chọn tối ưu nếu công ty muốn tối ưu hóa chi phí hợp lý và quản lý tài chính minh bạch.
• Nếu ký hợp đồng mượn: Lựa chọn này phù hợp với doanh nghiệp mới, muốn giảm thiểu chi phí ban đầu. Tuy nhiên, hợp đồng cần được soạn thảo rõ ràng để tránh rủi ro pháp lý.

2. Hợp đồng thuê nhà, mượn nhà thành lập công ty có cần lập thành văn bản không?

Theo Điều 121 Luật Nhà ở năm 2014, hợp đồng liên quan đến nhà ở (bao gồm thuê, mượn nhà) bắt buộc phải lập thành văn bản. Nội dung hợp đồng phải đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin các bên: Ghi rõ họ tên, địa chỉ của các cá nhân hoặc tổ chức tham gia.
• Đặc điểm nhà ở: Mô tả chi tiết về nhà ở (diện tích, vị trí, mục đích sử dụng, quyền sở hữu chung hoặc riêng).
• Giá trị hợp đồng: Thể hiện giá thuê hoặc các thỏa thuận liên quan đến việc mượn nhà.
• Thời hạn và phương thức thanh toán: Quy định rõ ràng để tránh mâu thuẫn sau này.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên: Liệt kê cụ thể quyền lợi và trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê/mượn.
• Cam kết của các bên: Nêu rõ cam kết đảm bảo việc thực hiện hợp đồng đúng quy định pháp luật.
• Thời điểm hiệu lực: Quy định ngày có hiệu lực của hợp đồng.
• Chữ ký các bên: Hợp đồng cần chữ ký và họ tên của các bên.

Hợp đồng không lập thành văn bản sẽ không được công nhận về mặt pháp lý và có thể gây khó khăn khi cần giải quyết tranh chấp.

3. Thuê nhà, mượn nhà thành lập công ty có cần công chứng không?

Việc công chứng hợp đồng thuê hoặc mượn nhà không bắt buộc theo Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014. Tuy nhiên, công chứng hợp đồng mang lại lợi ích như:

• Tăng tính pháp lý: Hợp đồng được công chứng có giá trị cao hơn trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
• Đảm bảo nội dung hợp đồng: Các tổ chức công chứng sẽ kiểm tra nội dung hợp đồng, đảm bảo không vi phạm pháp luật.

Quy trình công chứng hợp đồng thuê/mượn nhà

Nếu quý khách muốn công chứng hợp đồng thuê hoặc mượn nhà, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Bao gồm hợp đồng, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà đất, chứng minh nhân dân/căn cước của các bên, giấy đăng ký kinh doanh (nếu có).
2. Liên hệ tổ chức hành nghề công chứng: Đến văn phòng công chứng để thực hiện thủ tục.
3. Hoàn tất công chứng: Sau khi kiểm tra hồ sơ, công chứng viên sẽ ký và đóng dấu hợp đồng.

Việc công chứng tuy không bắt buộc nhưng là lựa chọn an toàn, đặc biệt khi thuê/mượn nhà dài hạn hoặc liên quan đến số tiền lớn.

4. Lưu ý khi lập hợp đồng thuê/mượn nhà làm trụ sở công ty

• Xác minh quyền sở hữu nhà: Đảm bảo chủ nhà có quyền cho thuê/mượn theo quy định pháp luật.
• Soạn thảo nội dung rõ ràng: Các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của hai bên, giá trị hợp đồng, thời hạn, điều kiện chấm dứt hợp đồng cần được ghi rõ.
• Ký kết hợp đồng hợp lệ: Hợp đồng cần có đầy đủ chữ ký của các bên và được lập thành văn bản.
• Kiểm tra quy định pháp luật địa phương: Một số địa phương có thể yêu cầu thêm thủ tục liên quan đến việc sử dụng nhà riêng làm trụ sở.

Việc quyết định ký hợp đồng thuê hay mượn nhà khi thành lập công ty tại nhà riêng đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa các yếu tố pháp lý, tài chính và lợi ích lâu dài. Quý khách nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý hoặc kế toán để đảm bảo quyết định này phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty.