Lưu giữ hóa đơn điện tử là bao lâu theo quy định?

Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ được quy định về thời gian lưu giữ hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ quy định chung đến các biện pháp lưu trữ, cũng như hậu quả khi không tuân thủ đúng quy định.

1. Quy định chung về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Điều 11 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, quy định việc bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.
• Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể chọn phương pháp bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho phù hợp với khả năng công nghệ và nhu cầu hoạt động của mình.
• Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yếu tố về bảo mật và an toàn. Dữ liệu trong hóa đơn điện tử cần phải được bảo vệ khỏi sự thay đổi, mất mát hoặc truy cập trái phép, đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.
• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong khoảng thời gian mà pháp luật kế toán quy định. Khi hết thời gian lưu trữ, hóa đơn phải được tiêu hủy một cách an toàn và không gây ảnh hưởng đến dữ liệu chưa bị tiêu hủy.

Quy định này nhằm bảo vệ thông tin dữ liệu trong hóa đơn điện tử và bảo đảm tính chính xác, minh bạch cho các hoạt động kinh doanh, đồng thời giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

2. Lưu ý về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Điều 12, 13, và 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ kế toán và tài liệu liên quan phải được lưu trữ theo những thời gian cụ thể:

• Lưu trữ tối thiểu 5 năm: Các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính nhưng cần lưu trữ để phục vụ quản lý và điều hành.
• Lưu trữ tối thiểu 10 năm: Các tài liệu như bảng kê, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, báo cáo tài chính, các tài liệu dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với các tài liệu liên quan đến thanh lý tài sản, báo cáo kết quả kiểm kê, đánh giá tài sản, hoặc các tài liệu liên quan đến các hoạt động đầu tư, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động...
• Lưu trữ vĩnh viễn: Các tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài như báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước, hồ sơ dự án quan trọng quốc gia và các tài liệu có giá trị lịch sử về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Đặc biệt, hóa đơn điện tử là loại chứng từ kế toán quan trọng trong việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, vì vậy thời gian lưu trữ của hóa đơn điện tử cũng được quy định là tối thiểu 10 năm.

3. Biện pháp lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ yêu cầu tuân thủ về mặt thời gian mà còn cần phải áp dụng các biện pháp lưu trữ an toàn và bảo mật. Các phương thức lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay gồm:

• Lưu trữ trực tuyến: Sử dụng các dịch vụ đám mây của các nhà cung cấp đáng tin cậy. Phương thức này giúp dễ dàng truy cập hóa đơn từ bất kỳ đâu và đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
• Lưu trữ trên thiết bị vật lý: Dùng ổ cứng ngoài, USB, CD/DVD để lưu trữ. Phương pháp này thích hợp khi có sự cố với dịch vụ lưu trữ trực tuyến hoặc cần sao lưu dự phòng.
• Lưu trữ kết hợp: Sử dụng cả phương pháp lưu trữ trực tuyến và trên thiết bị vật lý để giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu và tăng cường tính linh hoạt.

Việc lưu trữ đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến mất mát dữ liệu và các vấn đề pháp lý.

4. Hậu quả khi không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn

Việc không tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử có thể dẫn đến một số hậu quả nghiêm trọng:

• Phạt tiền: Doanh nghiệp có thể bị phạt tới 20 triệu đồng theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định.
• Khó khăn trong kiểm tra, tra cứu: Việc thiếu hoặc không có đầy đủ hóa đơn điện tử có thể tạo ra khó khăn khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.
• Mất quyền lợi thuế: Nếu không xuất trình được hóa đơn điện tử khi có yêu cầu, doanh nghiệp có thể mất quyền lợi khi kê khai thuế, dẫn đến các hậu quả tài chính và pháp lý.

Tóm lại, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời gian quy định không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các hậu quả nghiêm trọng như phạt tiền và mất quyền lợi trong các giao dịch kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý và thực hiện đúng các quy định này để bảo vệ mình trong quá trình hoạt động kinh doanh.