Thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: Hồ sơ, điều kiện và quy trình chi tiết

Đây là giải pháp hiệu quả để khảo sát thị trường, tìm kiếm đối tác và thúc đẩy các cơ hội hợp tác kinh doanh. Vậy, quy trình thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cần những hồ sơ và điều kiện gì? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết để giúp bạn dễ dàng thực hiện thủ tục.

1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện là cơ sở phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại theo quy định pháp luật.

Cơ quan đại diện của thương nhân nước ngoài

• Thương nhân nước ngoài: Là các cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh được thành lập và hoạt động theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà Việt Nam có ký kết điều ước quốc tế.
• Quyền thành lập: Thương nhân nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam dựa trên các cam kết quốc tế mà Việt Nam tham gia.

Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng đại diện

• Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường và xúc tiến thương mại.
• Không tham gia trực tiếp vào các hoạt động kinh doanh sinh lợi tại Việt Nam, ngoại trừ các ngành nghề được quy định cụ thể trong văn bản pháp luật chuyên ngành.

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện cấp giấy phép

Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Thành lập hợp pháp: Được đăng ký kinh doanh theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ mà Việt Nam là thành viên trong điều ước quốc tế.
• Thời gian hoạt động: Thương nhân phải hoạt động ít nhất 1 năm tính từ ngày thành lập.
• Thời hạn giấy phép: Nếu giấy đăng ký kinh doanh có thời hạn, thời hạn này phải còn ít nhất 1 năm từ ngày nộp hồ sơ.
• Nội dung hoạt động: Phải phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam.

Điều kiện về trụ sở và tên gọi

• Trụ sở: Phù hợp với quy định về an ninh, trật tự, an toàn lao động, và các quy định pháp luật khác. Trụ sở không được cho thuê hoặc mượn.
• Tên gọi: Phải gồm tên thương nhân nước ngoài kèm cụm từ “Văn phòng đại diện” và sử dụng đúng bảng chữ cái tiếng Việt hoặc ký hiệu cho phép.

Hạn chế về số lượng

Mỗi thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập một văn phòng đại diện cùng tên trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

3. Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Các bước thực hiện

• Xin giấy phép thành lập: Thời gian xử lý: 7-10 ngày làm việc.
• Đăng ký mã số thuế: Thời gian xử lý: 5-7 ngày làm việc.

Các trường hợp bị từ chối cấp phép

Cơ quan chức năng sẽ từ chối cấp giấy phép nếu thương nhân không đáp ứng đủ điều kiện hoặc thuộc các trường hợp sau:

• Kinh doanh các mặt hàng/dịch vụ bị cấm tại Việt Nam.
• Bị thu hồi giấy phép trong 2 năm gần nhất.
• Có bằng chứng cho thấy việc thành lập gây ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh, văn hóa, hoặc môi trường tại Việt Nam.

4. Thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện

Sau khi thành lập, văn phòng đại diện cần thực hiện các thủ tục sau:

+ Mở tài khoản ngân hàng: Bao gồm tài khoản bằng ngoại tệ và VND để phục vụ hoạt động.

+ Báo cáo hoạt động: Gửi báo cáo hàng năm trước ngày 30/1 tới cơ quan quản lý theo mẫu.

+ Lao động và thuế:

• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài (nếu có).
• Ký hợp đồng lao động và nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội cho nhân sự tại văn phòng.

5. Người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm các vị trí như:

• Người đứng đầu chi nhánh cùng hoặc khác thương nhân.
• Đại diện pháp luật của thương nhân hoặc tổ chức kinh tế khác tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về báo cáo hoạt động hàng năm và cung cấp tài liệu khi được yêu cầu bởi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Kết luận

Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là bước khởi đầu quan trọng để thâm nhập thị trường và mở rộng hoạt động kinh doanh. Việc nắm rõ các quy định pháp lý và quy trình thực hiện sẽ giúp thương nhân dễ dàng hoàn tất thủ tục và tuân thủ pháp luật Việt Nam.