Thủ Tục Thay Đổi Thông Tin Người Đại Diện Theo Pháp Luật Của Doanh Nghiệp: Quy Trình, Hồ Sơ Và Cơ Quan Thực Hiện

Việc thực hiện thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi của công ty trong các giao dịch, hợp đồng với đối tác, cơ quan nhà nước. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với các loại hình doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam.

1. Người Đại Diện Theo Pháp Luật Là Gì?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân có quyền đại diện cho công ty trong các hoạt động pháp lý, như ký kết hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ thuế, và đối diện với các cơ quan nhà nước. Việc chỉ định một người đại diện theo pháp luật là cần thiết, bởi công ty sẽ không thể tự mình thực hiện các giao dịch mà không có người đại diện hợp pháp.

Căn cứ vào Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật có thể là:

• Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.
• Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đối với công ty TNHH.
• Các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.

Điều quan trọng là, người đại diện theo pháp luật phải có đầy đủ năng lực pháp lý, có thể là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài, nhưng phải có giấy phép cư trú hợp lệ tại Việt Nam.

2. Các Trường Hợp Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể xảy ra trong các trường hợp sau:

• Do thay đổi về nhân sự: Như việc bổ nhiệm người đại diện mới, thay thế người cũ vì lý do nghỉ hưu, nghỉ việc, hoặc bị cách chức.
• Do thay đổi nội bộ công ty: Khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức công ty (ví dụ: từ công ty TNHH một thành viên chuyển thành công ty TNHH hai thành viên, công ty cổ phần).
• Do yêu cầu pháp lý: Một số trường hợp như người đại diện cũ không đủ điều kiện hoạt động (vì lý do pháp lý hoặc hành vi vi phạm pháp luật).

3. Thủ Tục Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật Của Công Ty TNHH Và Công Ty Cổ Phần

Các doanh nghiệp TNHH và cổ phần khi thay đổi người đại diện theo pháp luật cần thực hiện các bước sau:

Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị

Để thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Đây là mẫu thông báo theo quy định của Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện mới (chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu).
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông: Điều này đặc biệt cần thiết đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện, có chữ ký của các cổ đông, thành viên theo đúng quy định của Điều lệ công ty.

Nơi Nộp Hồ Sơ

Công ty cần nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

Quy Trình Thực Hiện

• Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Xem xét hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới: Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với thông tin người đại diện pháp luật đã thay đổi.

Căn Cứ Pháp Lý

• Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020.

4. Thủ Tục Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật Của Công Ty Hợp Danh

Đối với công ty hợp danh, tất cả các thành viên hợp danh đều là người đại diện theo pháp luật. Khi có sự thay đổi thành viên hợp danh, công ty phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Hồ Sơ Thay Đổi Thành Viên Hợp Danh

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Danh sách thành viên hợp danh theo quy định.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên hợp danh mới.

Quy Trình Thực Hiện

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu hồ sơ hợp lệ.

Căn Cứ Pháp Lý

• Điều 49 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

5. Thủ Tục Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật Của Doanh Nghiệp Tư Nhân

Doanh nghiệp tư nhân có chủ doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật. Việc thay đổi người đại diện trong trường hợp này sẽ liên quan đến việc thay đổi chủ doanh nghiệp, như chuyển nhượng, tặng cho hoặc thừa kế.

Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị

• Thông báo thay đổi chủ doanh nghiệp.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người thừa kế, người nhận chuyển nhượng hoặc người được tặng cho.
• Hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng tặng cho hoặc giấy chứng nhận quyền thừa kế hợp pháp.

Quy Trình Thực Hiện

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Căn Cứ Pháp Lý

• Điều 54 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

6. Lưu Ý Khi Thực Hiện Thủ Tục Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật

• Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được thực hiện đúng quy định để đảm bảo hợp pháp.
• Các thông tin thay đổi cần được cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thông báo đến các cơ quan nhà nước và đối tác của công ty.
• Công ty cần theo dõi và thực hiện cập nhật kịp thời các thông tin liên quan trên các nền tảng khác như cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác.

Kết Luận

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng và bắt buộc khi có sự thay đổi về người đại diện hợp pháp của công ty. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo quy trình để đảm bảo sự hợp pháp và tránh những rủi ro không đáng có trong các hoạt động kinh doanh. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục này, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu.