Trách nhiệm của thủ kho vật chứng khi bảo quản vật chứng trong thi hành án dân sự là gì?

1. Quy Định Về Giao Nhận và Bảo Quản Vật Chứng, Tài Sản Tạm Giữ

Theo Thông tư số 01/2016/TT-BTP, các thủ tục về giao nhận, bảo quản, và xử lý vật chứng, tài sản tạm giữ được quy định chi tiết, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động thi hành án dân sự.

- Giao Nhận Vật Chứng, Tài Sản Tạm Giữ

• Cơ quan thi hành án dân sự chịu trách nhiệm tiếp nhận vật chứng, tài sản do cơ quan công an hoặc điều tra quân đội chuyển giao sau khi Viện kiểm sát quyết định chuyển giao.
• Việc giao nhận được thực hiện theo quy định tại Điều 122, 123 của Luật Thi hành án dân sự sửa đổi năm 2014. Biên bản giao nhận phải được lập thành 4 bản, phân phối cho các bên liên quan gồm bên giao, bên nhận, kế toán, và lưu hồ sơ thi hành án.

- Bảo Quản Vật Chứng, Tài Sản Tạm Giữ

• Vật chứng, tài sản tạm giữ phải được bảo quản theo đúng quy định pháp luật, có sổ ghi chép rõ ràng, đầy đủ. Tài sản để trong kho cần được sắp xếp khoa học, dán nhãn ghi rõ tên vụ án và thông tin chủ sở hữu (nếu có).
• Đối với vật chứng đặc biệt như tiền, vàng, giấy tờ có giá trị, vũ khí, hoặc chất phóng xạ, việc bảo quản phải tuân theo quy định tại khoản 6, Điều 1, Nghị định số 70/2013/NĐ-CP.
• Trường hợp số lượng vật chứng lớn hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt, Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự có thể thuê đơn vị bên ngoài đủ điều kiện bảo quản.

- Quy Trình Xử Lý Sự Cố

Khi phát hiện vật chứng bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi hiện trạng niêm phong, thủ kho phải báo cáo ngay cho Thủ trưởng cơ quan thi hành án để xử lý theo quy định. Thủ kho chỉ được xuất, nhập vật chứng theo lệnh hợp lệ từ Thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền, đồng thời phải kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ liên quan.

2. Trách Nhiệm Của Thủ Kho Vật Chứng

Theo khoản 2, Điều 9, Thông tư 01/2017/TT-BTP, thủ kho vật chứng chịu trách nhiệm quan trọng trong việc bảo quản và xử lý vật chứng. Một số trách nhiệm chính bao gồm:

• Quản lý xuất, nhập kho: Thực hiện đúng quy trình về nhập kho, xuất kho theo quy định pháp luật. Lập các loại giấy tờ như lệnh nhập kho, biên bản giao nhận để đảm bảo minh bạch.
• Kiểm tra tình trạng vật chứng: Phối hợp với kế toán và chấp hành viên kiểm tra các thông tin như loại vật chứng, số lượng, tình trạng niêm phong trước khi nhập kho.
• Sắp xếp và bảo quản: Dán nhãn rõ ràng cho từng vật chứng, ghi rõ tên vụ việc và đơn vị chuyển giao. Bố trí kho khoa học, đảm bảo không nhầm lẫn hoặc gây tổn hại đến tài sản.
• Báo cáo và xử lý sự cố: Báo cáo kịp thời khi phát hiện mất mát, hư hỏng hoặc thay đổi hiện trạng vật chứng, phối hợp giải quyết theo chỉ đạo.
• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê vật chứng theo lịch trình, đảm bảo an toàn cho các thiết bị bảo quản và kho vật chứng.

3. Một Số Khó Khăn và Vướng Mắc Trong Quản Lý Vật Chứng

Quá trình bảo quản vật chứng trong thi hành án dân sự hiện vẫn còn gặp nhiều thách thức. Một số khó khăn phổ biến gồm:

- Thiếu Hạ Tầng Kho Vật Chứng

• Nhiều cơ quan thi hành án dân sự chưa có kho vật chứng riêng, phải thuê hoặc mượn kho tạm, dẫn đến khó khăn trong quản lý và bảo quản.
• Một số nơi phải dùng phòng làm việc để lưu trữ vật chứng, gây ảnh hưởng đến công tác chuyên môn và làm tăng nguy cơ thất thoát.

- Thiếu Trang Thiết Bị Hỗ Trợ

• Các thiết bị kiểm tra, đo đếm vật chứng như cân, máy đo chuyên dụng thường thiếu hoặc không đồng bộ, gây khó khăn trong kiểm kê và bảo quản.

- Nhân Lực Kiêm Nhiệm

• Phần lớn thủ kho vật chứng kiêm nhiệm các công việc khác như văn thư, thủ quỹ, dẫn đến việc quản lý kho thiếu chuyên nghiệp.
• Chế độ phụ cấp thấp và trách nhiệm cao khiến công việc thủ kho chưa thu hút được nguồn nhân lực chất lượng.

- Chưa Có Quy Chuẩn Kỹ Thuật Thống Nhất

• Việc sắp xếp và bảo quản vật chứng chưa được quy chuẩn hóa trên toàn quốc, dẫn đến thiếu khoa học trong quản lý và lưu trữ.
• Nhiều kho sử dụng chung với tài liệu lưu trữ hoặc công cụ thi hành án, làm gia tăng nguy cơ nhầm lẫn và hư hỏng vật chứng.

4. Kết Luận

Việc bảo quản vật chứng và quản lý kho vật chứng trong thi hành án dân sự có vai trò đặc biệt quan trọng, góp phần đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong hoạt động tư pháp. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả, cần đầu tư cải thiện hạ tầng, trang thiết bị, và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ thủ kho. Điều này không chỉ giúp giải quyết các bất cập hiện tại mà còn thúc đẩy hệ thống thi hành án dân sự phát triển bền vững, toàn diện.