Hướng dẫn tính chi phí quản lý doanh nghiệp theo quy định mới

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một khía cạnh quan trọng trong việc duy trì hoạt động và phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về các quy định và cách tính chi phí này để có cái nhìn toàn diện hơn về vai trò của nó đối với hoạt động kinh doanh.

1. Giới thiệu về chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các khoản chi phát sinh liên quan đến quá trình điều hành, kiểm soát, và duy trì hoạt động của một doanh nghiệp. Các chi phí này có thể bao gồm: lương và phúc lợi cho nhân viên quản lý, chi phí văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí đào tạo, quảng cáo, và nhiều khoản chi phí khác nhằm đảm bảo sự vận hành suôn sẻ của doanh nghiệp.

Việc tính toán chi phí quản lý một cách chính xác là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp, bởi nó giúp xác định được ngân sách, phân bổ nguồn lực hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động. Chi phí quản lý doanh nghiệp còn phản ánh sức khỏe tài chính và khả năng phát triển bền vững, đồng thời là yếu tố quan trọng để thu hút đầu tư và gia tăng lợi nhuận.

2. Quy định mới về chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi khác nhau, như:

• Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ quản lý, như lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc và nhân viên quản lý.

• Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm chi phí vật liệu dùng cho công tác quản lý, như văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa tài sản cố định, và các công cụ, dụng cụ khác.

• Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm chi phí dụng cụ văn phòng sử dụng cho quản lý như máy móc, thiết bị văn phòng.

• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ công tác quản lý như văn phòng, phương tiện vận chuyển, thiết bị quản lý.

• Thuế, phí và lệ phí: Bao gồm thuế môn bài, tiền thuê đất và các khoản phí, lệ phí khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

• Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý.

• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí thuê tài sản, chi phí sử dụng dịch vụ kỹ thuật, bằng sáng chế, và các dịch vụ phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp.

• Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí phát sinh khác như chi phí hội nghị, công tác phí, chi phí tiếp khách.

3. Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp theo quy định

Việc tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp cần tuân theo quy trình cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình hạch toán. Dưới đây là các bước cụ thể để tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Bước 1: Xác định các khoản chi phí liên quan: Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình quản lý. Điều này bao gồm: lương và phụ cấp nhân viên quản lý, chi phí văn phòng, khấu hao tài sản cố định, chi phí thuế và lệ phí, cùng các khoản chi phí khác.
• Bước 2: Ghi nhận chi phí vào hệ thống kế toán: Sau khi xác định các khoản chi phí, doanh nghiệp cần ghi nhận chúng vào hệ thống kế toán tương ứng với các tài khoản như: “Chi phí lương và phụ cấp” (tài khoản 631), “Chi phí vật liệu tiêu hao” (tài khoản 633), “Khấu hao tài sản cố định” (tài khoản 642), và “Thuế, phí và lệ phí” (tài khoản 635).
• Bước 3: Thu thập dữ liệu chi phí: Doanh nghiệp cần thu thập và tổng hợp dữ liệu về các khoản chi phí phát sinh trong mỗi kỳ kế toán. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính toán chi phí được chính xác và đầy đủ.
• Bước 4: Tính toán tổng chi phí: Dựa trên các dữ liệu đã thu thập, doanh nghiệp tiến hành tính toán tổng chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc cộng dồn các khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ kế toán.
• Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh số liệu: Sau khi tính toán, doanh nghiệp cần kiểm tra lại số liệu đã ghi nhận và đối chiếu với thực tế phát sinh. Nếu phát hiện có sai sót, doanh nghiệp phải tiến hành điều chỉnh số liệu để đảm bảo tính chính xác.
• Bước 6: Kết chuyển chi phí: Cuối kỳ, doanh nghiệp sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý vào tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” (tài khoản 911) để phản ánh vào báo cáo tài chính cuối kỳ.
• Bước 7: Lập báo cáo tài chính: Cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành lập các báo cáo tài chính cần thiết, bao gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lợi nhuận và lỗ, để thể hiện tổng chi phí quản lý đã phát sinh trong kỳ.

4. Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí

Quản lý chi phí doanh nghiệp một cách hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động và đảm bảo tài chính bền vững mà còn giúp doanh nghiệp duy trì và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Khi chi phí được hạch toán đầy đủ và minh bạch, doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn, đảm bảo sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.

Việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí cũng giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng phản ứng linh hoạt với những biến động của thị trường. Ngoài ra, sự minh bạch trong quản lý chi phí còn tạo dựng lòng tin cho các nhà đầu tư và cơ quan quản lý, giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô và thu hút nhiều cơ hội hợp tác.

Kết luận

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố then chốt để duy trì sự hoạt động hiệu quả và bền vững. Việc hạch toán chính xác và chi tiết không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch tài chính mà còn giúp xác định được các lĩnh vực cần cải tiến, đảm bảo phát triển mạnh mẽ và ổn định.