Doanh nghiệp có được hủy hóa đơn không khi hóa đơn điện tử có sai sót?

Vậy, theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có được phép hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót? Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này qua bài viết chi tiết dưới đây.

1. Phân Tích Quy Định Pháp Luật Về Hóa Đơn Điện Tử

Căn cứ vào Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã được lập có sai sót, người bán có thể thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1), và sau đó phát hiện hóa đơn F1 vẫn còn sai sót, doanh nghiệp phải tiếp tục điều chỉnh hoặc thay thế thêm lần nữa (hóa đơn F2). Phương thức xử lý tiếp theo sẽ tuân theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Theo Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, Tổng cục Thuế cũng đã hướng dẫn về việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế khi phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử. Điều này có nghĩa là nếu hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế mà vẫn còn sai sót, doanh nghiệp không được phép hủy bỏ hóa đơn mà phải tiếp tục thực hiện việc điều chỉnh hoặc thay thế cho đến khi thông tin trên hóa đơn chính xác.

2. Trường Hợp Được Hủy Hóa Đơn Điện Tử

Mặc dù không được phép hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót, nhưng trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn có thể hủy hóa đơn điện tử thay thế. Cụ thể:

• Phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua: Nếu hóa đơn điện tử chưa được gửi cho người mua và phát hiện có sai sót, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn mới chính xác hơn.

• Thỏa thuận hủy hóa đơn giữa người bán và người mua: Nếu cả hai bên (người bán và người mua) đồng ý, hóa đơn có thể được hủy bỏ. Lúc này, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế để xử lý việc hủy bỏ và gửi thông báo cho cả hai bên.

• Hóa đơn chưa sử dụng để khấu trừ thuế hoặc thanh toán: Nếu hóa đơn đã được gửi nhưng chưa được sử dụng để khấu trừ thuế GTGT hoặc thanh toán, doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy bỏ hóa đơn đó và phát hành hóa đơn mới.

Tuy nhiên, việc hủy hóa đơn phải tuân thủ đúng quy định pháp luật và phải thông báo cho cả hai bên để đảm bảo tính minh bạch và tránh các vấn đề pháp lý sau này.

3. Trường Hợp Không Được Hủy Hóa Đơn Điện Tử Thay Thế

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có những trường hợp không được phép hủy hóa đơn điện tử thay thế, bao gồm:

• Hóa đơn đã được sử dụng để khấu trừ thuế GTGT hoặc thanh toán: Nếu hóa đơn đã được sử dụng để khấu trừ thuế hoặc thanh toán, doanh nghiệp không thể hủy hóa đơn thay thế vì nó đã tạo ra các tác động pháp lý và tài chính. Trong trường hợp cần sửa đổi thông tin, doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn sửa đổi thay vì hủy hóa đơn.

• Đã thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử thay thế: Nếu hóa đơn thay thế đã được điều chỉnh, nó sẽ được coi là hợp lệ và không thể hủy bỏ. Doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện các bước điều chỉnh để đảm bảo thông tin chính xác.

Trong cả hai trường hợp trên, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục điều chỉnh hoặc sửa đổi theo quy định của cơ quan thuế để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

4. Thủ Tục Hủy Hóa Đơn Điện Tử

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót:

• Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai sót bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới và gửi cơ quan thuế để cấp mã.
• Bước 3: Hủy hóa đơn đã có sai sót sau khi lập hóa đơn mới.
• Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn với bên mua để tránh rủi ro pháp lý.
• Bước 5: Kiểm tra tình trạng hủy hóa đơn qua trang tra cứu hóa đơn của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử:

• Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn gồm đại diện lãnh đạo và kế toán.
• Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
• Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn và ký xác nhận.
• Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo Mẫu số 02/HUY-HĐG.

Kết Luận

Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót cần tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp không được phép hủy bỏ hóa đơn điện tử thay thế có sai sót mà phải tiếp tục thực hiện việc điều chỉnh hoặc thay thế cho đến khi hóa đơn chính xác. Đồng thời, các thủ tục hủy hóa đơn cần thực hiện đúng quy trình để đảm bảo minh bạch và tuân thủ luật pháp.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về việc xử lý hóa đơn điện tử, bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ các chuyên gia hoặc liên hệ với các cơ quan chức năng để được hỗ trợ kịp thời.