Hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập chi nhánh công ty mới nhất

Dù chi nhánh có thể hoạt động độc lập về mặt tài chính và nhân sự, nhưng vẫn phụ thuộc rất nhiều vào công ty chủ quản trong việc điều hành và quản lý. Để thành lập chi nhánh một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện, thủ tục và hồ sơ quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình thành lập chi nhánh công ty:

1. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty

Điều kiện về tư cách pháp lý của chi nhánh

Công ty cần được đăng ký thành lập trước khi lập chi nhánh. Sau khi công ty có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty mới có quyền thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh. Điều này có nghĩa là không thể thành lập chi nhánh cùng lúc với thủ tục thành lập công ty.

Điều kiện về tên chi nhánh

Tên chi nhánh phải tuân theo quy định cụ thể: tên phải được viết bằng các chữ cái tiếng Việt, các ký tự F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu khác. Tên chi nhánh cần bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Chi nhánh” để xác định rõ vị trí pháp lý của chi nhánh.

Ví dụ, nếu công ty là "Công ty TNHH Trần Gia," tên chi nhánh cần bao gồm cụm từ "Chi nhánh Công ty TNHH Trần Gia tại…" Đối với những chi nhánh có tên nước ngoài hoặc tên viết tắt, doanh nghiệp có thể đăng ký để dễ dàng nhận diện thương hiệu.

Điều kiện về trụ sở chính của chi nhánh

Trụ sở chính của chi nhánh phải được đặt tại một địa chỉ cố định và đầy đủ chi tiết (số nhà, phố, phường, quận, thành phố) và phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh tại nhiều địa phương khác nhau, kể cả trong nước lẫn quốc tế, tuy nhiên phải tuân thủ quy định về địa giới hành chính.

Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh

Chi nhánh chỉ được đăng ký hoạt động trong các ngành, nghề kinh doanh đã được công ty mẹ đăng ký. Điều này giúp bảo đảm rằng chi nhánh hoạt động đúng theo hướng kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều kiện về người đứng đầu chi nhánh

Người đứng đầu chi nhánh phải là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có thể là thành viên công ty hoặc người khác do công ty chỉ định. Người này không được phép thuộc diện bị treo mã số thuế hoặc có bất kỳ hạn chế nào liên quan đến năng lực tài chính hoặc tư pháp.

2. Lựa chọn loại hình hoạt động của chi nhánh

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức hạch toán cho chi nhánh: hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc. Mỗi loại hình đều có các đặc điểm và quyền lợi riêng, cụ thể:

Chi nhánh hạch toán độc lập

• Về thuế: Chi nhánh tự chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, hoàn toàn độc lập với công ty mẹ và các chi nhánh khác.
• Kế toán: Chi nhánh hạch toán độc lập có bộ phận kế toán riêng, lập báo cáo tài chính và hoàn thiện sổ sách kế toán theo đúng quy định.
• Thuế môn bài: Mức thuế môn bài là 1.000.000 đồng/năm, không phụ thuộc vào hiệu quả kinh doanh của công ty mẹ.

Chi nhánh hạch toán phụ thuộc

• Về kế toán: Chi nhánh chuyển toàn bộ chứng từ, số liệu về doanh thu, chi phí về công ty mẹ để tổng hợp vào báo cáo tài chính chung.
• Thuế môn bài: Tương tự chi nhánh hạch toán độc lập, mức thuế môn bài là 1.000.000 đồng/năm. Nếu thành lập sau ngày 01/07 hàng năm, chi nhánh chỉ phải nộp 50% mức thuế môn bài.

3. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Hồ sơ thành lập chi nhánh cần đầy đủ các tài liệu và biểu mẫu sau:

• Thông báo thành lập chi nhánh: Do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.
• Quyết định thành lập chi nhánh: Văn bản do chủ sở hữu công ty hoặc hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông quyết định.
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh: Do doanh nghiệp tư nhân hoặc các công ty khác thực hiện (không bắt buộc với công ty TNHH một thành viên).
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
• Chứng từ cá nhân của người đứng đầu chi nhánh:
  • Với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hạn.
  • Với người nước ngoài: Giấy tạm trú, giấy phép lao động và hộ chiếu hợp lệ.
• Văn bản ủy quyền (nếu có): Khi công ty ủy quyền cho một tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục.
• Chứng chỉ hành nghề (nếu ngành nghề yêu cầu): Một số ngành đặc biệt cần chứng chỉ của người đứng đầu hoặc nhân sự trong chi nhánh.

4. Các bước tiến hành thủ tục thành lập chi nhánh

Để đăng ký thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị điều kiện và hồ sơ

Đảm bảo công ty đã được thành lập hợp pháp trước khi mở chi nhánh. Chuẩn bị các tài liệu cần thiết và kiểm tra thông tin đầy đủ để tránh phát sinh lỗi khi nộp hồ sơ.

Bước 2: Soạn và nộp hồ sơ

Hồ sơ bao gồm các văn bản đã liệt kê ở phần trên. Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chi nhánh và đóng lệ phí công bố thông tin.

Bước 3: Cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, sẽ có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối.

Bước 4: Khắc dấu cho chi nhánh

Chi nhánh cần thực hiện khắc dấu để phục vụ hoạt động. Để tránh phải khắc lại dấu khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp có thể chỉ ghi thông tin địa chỉ tỉnh, bỏ thông tin địa chỉ quận.

Bước 5: Các thủ tục sau thành lập

• Khai thuế môn bài: Chi nhánh nộp tờ khai thuế và lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký.
• Biển hiệu: Chi nhánh phải treo biển hiệu tại trụ sở với đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Chữ ký số: Chi nhánh cần mua chữ ký số điện tử để phục vụ cho việc kê khai thuế.
• Báo cáo thuế và các thủ tục khác: Chi nhánh nộp báo cáo thuế định kỳ và báo cáo tài chính theo quy định.

5. Thông tin liên hệ khi có nhu cầu hỗ trợ

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ về thủ tục thành lập chi nhánh hoặc gặp khó khăn trong quy trình, hãy liên hệ với dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để nhận được hướng dẫn nhanh chóng và hiệu quả.