Nơi làm việc khôn ngoan trong thời đại COVID-19

Còn những công việc được thực hiện ở nơi công cộng hoặc nơi không thể áp dụng biện pháp nào thì sao? Ví dụ, làm thế nào để bạn giữ an toàn cho nhân viên cảnh sát hoặc nhân viên bưu điện?

Martin: Một trong những thách thức lớn đối với các tổ chức có nhân viên hoạt động trong không gian công cộng là sự đa dạng của các tình huống họ có thể gặp phải cũng như nhiều hành vi mà họ có thể gặp phải từ công chúng mà họ tương tác. Việc chuẩn bị cho người lao động cho những tình huống này là điều cần thiết. Điều quan trọng nữa là phải theo dõi các bối cảnh khác nhau mà những người lao động này gặp phải để điều chỉnh các biện pháp khi cần thiết.

Sally: Ngoài hướng dẫn tốt, còn có những giải pháp thiết thực mà tổ chức có thể cung cấp cho nhân viên của mình, chẳng hạn như vật liệu vệ sinh và khử trùng chẳng hạn.

Làm việc tại nhà được khuyến khích và coi là lựa chọn an toàn nhất, tuy nhiên nó cũng không phải là không có rủi ro riêng.

Martin: Đúng là một số người có thể dễ dàng thích nghi với việc làm việc tại nhà trong khi đối với những người khác, điều đó là không thể hoặc không mong muốn, hoặc cả hai. Đối với một số người, có những thách thức rõ ràng xung quanh không gian làm việc. Bàn bếp có thể ổn trong một ngày, nhưng khi bạn phải làm việc đó trong nhiều tháng liên tục và bạn có con nhỏ cần được quan tâm thì đó lại là một câu chuyện khác. Làm việc tại nhà cũng có thể dẫn đến những lời phàn nàn về thể chất nếu không gian làm việc không được bố trí tốt và đối với một số người, điều đó thực sự rất căng thẳng.

Một số nhân viên nhận thấy rằng việc không có mối liên hệ tốt với ban quản lý có thể dẫn đến cảm giác bất an trong công việc và vì vậy họ làm việc quá sức. Những người khác có thể thấy khối lượng công việc của họ giảm vì nhiều lý do khác nhau (dự án bị hủy bỏ và những lý do tương tự) dẫn đến tình trạng “làm việc chưa đủ”, điều này cũng có thể là nguyên nhân gây căng thẳng và lo lắng.

Sally: Và những thứ như đánh giá cuối năm có thể đè nặng lên những người không có hy vọng đạt được mục tiêu do tình huống hoặc căng thẳng kéo theo. Chưa kể việc thiếu tiếp xúc xã hội. Nhưng tất nhiên, đối với một số người, làm việc tại nhà đã cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và giảm mức độ căng thẳng của họ. Thử thách đối với họ có thể đến khi hoặc nếu cuối cùng họ phải quay lại văn phòng!

Hãy nói về căng thẳng…

Sally: Một kết quả thực sự tích cực của đại dịch này là nó khiến mọi người nói về sức khỏe tâm thần một cách cởi mở hơn. Và điều quan trọng là mọi người đang nói chuyện, họ cảm thấy được lắng nghe và họ không bị quản lý hoặc các đồng nghiệp khác gạt bỏ nỗi lo lắng của họ. Dù họ đang cảm thấy gì thì đó là sự thật và họ nên cảm thấy an toàn khi bày tỏ điều đó. Sức khỏe tâm thần đã bị thách thức nghiêm trọng trong năm qua và điều quan trọng là chúng ta phải thoát khỏi mọi kỳ thị xung quanh căng thẳng, lo lắng và trầm cảm.

Martin: Điều quan trọng là phải nhận ra rằng mỗi người đều có những thách thức khác nhau cần giải quyết và do đó họ có những nhu cầu khác nhau. Một số nhân viên có thể hoàn toàn ổn và không cần hỗ trợ thêm, trong khi những nhân viên khác có thể cần thực hiện một số điều chỉnh để có thể làm việc hiệu quả. Một người chủ tin tưởng nhân viên của mình và cố gắng linh hoạt thực sự có thể giúp giảm bớt căng thẳng liên quan đến công việc.

Ở những tổ chức khó có được sự linh hoạt như vậy, như bán lẻ hoặc xây dựng, điều quan trọng là nhân viên cảm thấy họ có thể bày tỏ mối quan ngại của mình. Điều này có thể xảy ra do các đồng nghiệp khác không tuân thủ các quy trình an toàn hoặc nếu họ cần thêm thiết bị an toàn. Lắng nghe và tư vấn cho nhân viên thực sự là chìa khóa – điều đó tốt cho cả cá nhân và sự thành công của tổ chức.

Nhiều chính phủ và tổ chức đã công bố hướng dẫn OH&S trong đợt bùng phát đầu tiên của COVID-19. Tại sao cần ISO/PAS 45005?

Sally: Mặc dù ban đầu đã có nhiều nguồn hướng dẫn khác nhau nhưng nhiều nguồn hướng dẫn trong số này nhắm tới các lĩnh vực hoặc bối cảnh cụ thể. Viện Tiêu chuẩn Anh đã nhìn thấy cơ hội để phát triển một bộ hướng dẫn chung cho Vương quốc Anh. Khi chúng tôi nhận ra mức độ tiếp thu lớn như thế nào, đặc biệt là từ các quốc gia chưa có hệ thống tương đương vào thời điểm đó, thì rõ ràng là cần có những thông lệ tốt được quốc tế thống nhất để có thể áp dụng trong bất kỳ bối cảnh nào.

Martin: ISO/PAS 45005 mang tính chung chung về khả năng áp dụng nhưng lại cụ thể về mặt hướng dẫn mà nó cung cấp. Nó mang đến cho các tổ chức sự trợ giúp thiết thực, đơn giản, để cảnh báo họ về những gì họ cần giải quyết hoặc thực hiện để tiếp tục hoạt động mà không ảnh hưởng đến sức khỏe và sự an toàn của người lao động cũng như những người khác bị ảnh hưởng bởi hoạt động của họ.

Sally: Người ta hy vọng rằng PAS sẽ giúp các công ty thích nghi, tồn tại và duy trì hoạt động kinh doanh, bất kể tình hình địa phương của họ thay đổi như thế nào mà không phải thỏa hiệp về vấn đề an toàn của người lao động. Bằng cách chuẩn bị đầy đủ, chúng ta sẽ có thể cứu được cả mạng sống và việc làm.

Còn những người không phù hợp với mô hình chủ/nhân viên truyền thống, chẳng hạn như nhà thầu, người làm thời vụ, người độc lập hoặc người lao động bất hợp pháp thì sao? 

Sally: Khi phát triển PAS, chúng tôi đặc biệt muốn nó hữu ích cho mọi loại nhân viên hoặc người sử dụng lao động và có thể áp dụng cho mọi loại công việc, ở bất kỳ đâu trên thế giới. Có nhiều người, vì nhiều lý do khác nhau, không còn lựa chọn nào khác ngoài việc tiếp tục làm việc, nhưng luôn có những biện pháp có thể được thực hiện để giúp giảm nguy cơ lây nhiễm. PAS này có thể giúp từng người lao động hiểu rõ hơn những gì họ có thể làm để bảo vệ bản thân, ngay cả khi họ tự kinh doanh hoặc không có mô hình làm việc cố định hoặc không có một chủ lao động duy nhất. Chúng tôi đã thảo luận rất lâu về vấn đề này với các đồng nghiệp ở nhiều quốc gia và châu lục khác nhau để chắc chắn rằng chúng tôi có liên quan.

Martin: Đây cũng là lý do chính tại sao chúng tôi yêu cầu cung cấp miễn phí ISO/PAS 45005 để tình hình kinh tế của một người không phải là rào cản. Chúng tôi cũng đã dịch nó sang tiếng Tây Ban Nha với ý nghĩ này.

Bạn nghĩ điều gì sẽ có tác động lâu dài đến nơi làm việc?

Martin: Tôi nghĩ một sự thay đổi rõ ràng có thể là sự gia tăng thời gian nhân viên văn phòng làm việc tại nhà. Đối với nhiều tổ chức, đại dịch đã chứng minh rằng làm việc từ xa có thể hiệu quả và mang lại lợi ích cho cả người lao động và tổ chức. Tôi cũng nghi ngờ rằng nhiều tổ chức sẽ tìm cách khai thác tiềm năng của các cuộc họp ảo ở mức độ lớn hơn nhiều trong tương lai để giảm bớt thời gian đi công tác.

Có thể có những tác động khác đến thiết kế và bố trí nơi làm việc, nơi các tổ chức tìm cách duy trì một số điều chỉnh nhằm giảm nguy cơ lây truyền bệnh lây nhiễm giữa người lao động và khi giao tiếp với công chúng.

Sally: Tôi cũng nghĩ rằng đại dịch đã tạo ra nhiều thay đổi tích cực về hiệu quả hoạt động cũng như việc xem xét lại việc mua sắm cũng như chuỗi cung ứng để khiến nó trở nên mạnh mẽ hơn. Nhiều tổ chức sẽ không hoàn toàn quay lại cách họ vận hành trước đây vì những thay đổi mới hoạt động tốt.

Các tiêu chuẩn trong tương lai có thể giúp ích như thế nào?

Sally: Đầu tiên, chúng tôi dự định xem xét và sửa đổi ISO/PAS 45005 nếu cần thiết. Chúng tôi đã cố tình chọn định dạng linh hoạt của PAS vì tính nhanh chóng và linh hoạt của nó, để chúng tôi có thể cập nhật nó theo diễn biến tình hình hoặc phát triển nó thành một tiêu chuẩn đầy đủ. Nó cũng sẽ được bổ sung tốt bởi ISO 45003, tiêu chuẩn sắp ra mắt về sức khỏe tâm lý và an toàn tại nơi làm việc, sẽ được xuất bản vào cuối năm nay.

Việc quản lý OH&S của nhiều tổ chức có xu hướng tập trung nhiều vào an toàn hơn là sức khỏe và sức khỏe thể chất hơn là sức khỏe tinh thần, nhưng điều này đang bắt đầu thay đổi. Đại dịch đã thực sự góp phần phá bỏ những điều cấm kỵ xung quanh sức khỏe tâm thần tại nơi làm việc và nó là một thành phần cần thiết về sức khỏe và an toàn cho bất kỳ tổ chức nào.

Martin: Chúng tôi cũng đã bắt đầu xây dựng một tiêu chuẩn liên quan đến việc ngăn ngừa và quản lý các bệnh truyền nhiễm tại nơi làm việc. Nó sẽ bao gồm COVID-19 và các loại virus tương tự, cũng như các bệnh khác như cúm theo mùa vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức mà không nhất thiết phải đe dọa đến tính mạng.

Sally: Ý tưởng là dựa trên những gì chúng ta đã học được trong thời kỳ đại dịch về nhu cầu lập kế hoạch và tính hiệu quả của những thứ như chế độ vệ sinh nâng cao. Tất cả điều này đều quan trọng để quản lý tốt hơn các bệnh nhiễm trùng, bao gồm cả những bệnh mà chúng ta thường phải đối mặt tại nơi làm việc.

ISO/PAS 45005 hiện có tại thành viên ISO quốc gia của bạn hoặc Cửa hàng ISO .