Trách nhiệm gửi chương trình họp Đại hội đồng cổ đông: Quy định và Thực tiễn

Cùng tìm hiểu chi tiết về những quy định này và trách nhiệm của người triệu tập họp trong bài viết dưới đây.

1. Quyền quyết định thay đổi chương trình họp Đại hội đồng cổ đông

Theo Điều 145 của Luật Doanh nghiệp 2020, để tổ chức Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, điều kiện cần thiết là số lượng cổ đông tham dự phải đạt trên 50% tổng số phiếu biểu quyết, được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty. Quan trọng là chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định việc thay đổi chương trình họp, đã được thông báo trước theo quy định tại Điều 142 của Luật này. Điều này đảm bảo rằng các quyết định liên quan đến thay đổi chương trình phải được thống nhất bởi đại hội, giúp bảo vệ quyền lợi của cổ đông và đảm bảo tính hợp pháp của các quyết định trong cuộc họp.

Ngoài ra, nếu cuộc họp đầu tiên không đủ điều kiện, theo Điều 145, việc gửi thông báo mời họp lần thứ hai phải thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự kiến tổ chức cuộc họp đầu tiên, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác. Lần họp thứ hai sẽ được tổ chức khi có ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết. Nếu cuộc họp này không đạt yêu cầu, thông báo mời họp lần thứ ba sẽ được gửi trong vòng 20 ngày kể từ cuộc họp lần thứ hai. Đặc biệt, lần họp thứ ba có thể tổ chức mà không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông tham dự.

Qua quy định này, chúng ta thấy được sự linh hoạt trong tổ chức các cuộc họp, giúp cổ đông có thể tham gia và biểu quyết một cách công bằng, đồng thời đảm bảo việc ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông luôn chính thức và minh bạch.

2. Trách nhiệm gửi chương trình họp Đại hội đồng cổ đông

Theo Điều 143 của Luật Doanh nghiệp 2020, người triệu tập họp có trách nhiệm gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông có quyền tham dự trong danh sách cổ đông của công ty. Thông báo phải được gửi ít nhất 21 ngày trước ngày khai mạc cuộc họp, trừ khi Điều lệ công ty quy định thời gian dài hơn. Trong thông báo này, thông tin cần đầy đủ và chi tiết, bao gồm:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp của công ty;
• Tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông;
• Thời gian và địa điểm tổ chức họp;
• Các yêu cầu đối với cổ đông tham dự.

Thông báo mời họp phải được gửi qua các phương tiện đảm bảo đến tay cổ đông, có thể là qua thư, email hoặc đăng tải trên trang web của công ty. Trong một số trường hợp, công ty cũng có thể đăng thông báo trên các báo hàng ngày của cấp trung ương hoặc địa phương, nếu Điều lệ công ty yêu cầu.

3. Các tài liệu cần gửi kèm trong thông báo mời họp

Để đảm bảo rằng cổ đông có thể tham gia cuộc họp một cách chủ động và hiệu quả, thông báo mời họp cần kèm theo bộ tài liệu đầy đủ và chi tiết, bao gồm:

• Chương trình họp: Là bản tóm tắt chi tiết về những vấn đề sẽ được thảo luận và quyết định trong cuộc họp. Các tài liệu liên quan cũng phải được đính kèm để cổ đông có thể nghiên cứu trước khi tham gia thảo luận.
• Dự thảo nghị quyết: Cung cấp các dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp để cổ đông có thể đưa ra ý kiến và biểu quyết.
• Phiếu biểu quyết: Phiếu biểu quyết cần được gửi kèm để cổ đông có thể thực hiện quyền biểu quyết của mình đối với các vấn đề quan trọng.

Nếu công ty sở hữu một trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu có thể thay thế bằng việc đăng tải các tài liệu này trên trang web của công ty. Khi đó, thông báo mời họp cần chỉ rõ địa chỉ trang web và cách thức tải xuống tài liệu. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình gửi thông tin và tài liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cổ đông trong việc tham gia và chuẩn bị.

4. Những vấn đề cần phải thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Theo Điều 147 của Luật Doanh nghiệp 2020, có một số vấn đề quan trọng phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, bao gồm:

• Sửa đổi và bổ sung Điều lệ công ty: Các thay đổi này thường liên quan đến điều chỉnh các quy định về quản lý, tổ chức, và quyền lợi của cổ đông.
• Định hướng phát triển công ty: Bao gồm các chiến lược và kế hoạch dài hạn để thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
• Quyết định về cơ cấu cổ phần: Như việc thay đổi tổng số lượng cổ phần hoặc thay đổi cơ cấu vốn của công ty.
• Bầu, miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị: Đây là quyết định quan trọng liên quan đến sự lãnh đạo và quản lý công ty.
• Báo cáo tài chính hằng năm: Cổ đông cần thông qua báo cáo tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính của công ty.
• Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty: Đây là quyết định có ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và hoạt động của công ty.

Việc thông qua các quyết định này không chỉ thể hiện quyền lực của Đại hội đồng cổ đông mà còn quyết định sự phát triển và hoạt động của công ty trong tương lai.

Kết luận

Trách nhiệm gửi chương trình họp Đại hội đồng cổ đông là một quy trình quan trọng, giúp bảo vệ quyền lợi của cổ đông và đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quá trình ra quyết định của công ty. Quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 đặt ra các yêu cầu rõ ràng về thời gian, nội dung thông báo và tài liệu kèm theo, giúp cổ đông có đủ thời gian và thông tin để tham gia cuộc họp một cách chủ động. Điều này không chỉ đảm bảo sự công bằng mà còn thúc đẩy quá trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả và phát triển bền vững.