Vận hành biên lai điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào?

1. Quy định về việc sử dụng biên lai điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2022, các tổ chức được phép sử dụng biên lai điện tử thay cho biên lai giấy. Tuy nhiên, việc áp dụng biên lai điện tử hiện nay vẫn còn trong giai đoạn chuyển tiếp do Tổng cục Thuế chưa hoàn thiện định dạng chuẩn dữ liệu và quy trình triển khai.

1.1 Giải pháp trong giai đoạn chuyển tiếp

• Các tổ chức tiếp tục sử dụng biên lai giấy, bao gồm:
  • Biên lai đặt in, tự in, hoặc mua từ cơ quan thuế.
  • Biên lai điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Việc này đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn trong thời gian chờ hướng dẫn chính thức từ Tổng cục Thuế.

2. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử

2.1 Triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Tổ chức khấu trừ thuế TNCN không cần đăng ký, thông báo phát hành, hoặc chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
• Tổ chức tự xây dựng hệ thống phần mềm nhưng phải đảm bảo nội dung chứng từ theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2.2 Biện pháp chuyển tiếp

• Trong thời gian chưa hoàn thiện hệ thống chứng từ điện tử:
  • Tổ chức vẫn có thể sử dụng chứng từ khấu trừ tự phát hành.
  • Cơ quan thuế ngừng bán chứng từ khấu trừ do cơ quan thuế đặt in từ 01/7/2022, nhưng tổ chức vẫn sử dụng được số lượng đã mua trước đó đến khi hết.

Quy định này giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế duy trì hoạt động ổn định, tránh gián đoạn trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

3. Quy chế cung cấp thông tin hóa đơn điện tử

Hệ thống HĐĐT hiện nay cho phép:

• Tra cứu nhanh chóng và chính xác hóa đơn qua Cổng thông tin điện tử hoặc ứng dụng di động.
• Chia sẻ cơ sở dữ liệu HĐĐT giữa các cơ quan quản lý nhà nước.

3.1 Quy chế trao đổi thông tin hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn 1737/TCT-QLRR ngày 23/5/2022 hướng dẫn các cơ quan thuế cấp tỉnh, huyện ký kết Quy chế mẫu trao đổi thông tin HĐĐT với các cơ quan liên quan như:

• Cơ quan quản lý thị trường.
• Cơ quan công an.
• Các đơn vị tố tụng và điều tra.

3.2 Đảm bảo tính minh bạch và bảo mật

• Các cơ quan thuế phối hợp chặt chẽ với Ban Quản lý rủi ro (QLRR) và Cục Công nghệ thông tin (CNTT) để triển khai các ứng dụng hỗ trợ cung cấp thông tin theo yêu cầu.
• Trường hợp có yêu cầu từ cơ quan quản lý địa phương, cơ quan thuế cần tham khảo ý kiến từ Tổng cục Thuế để xử lý đúng quy định.

4. Hoạt động của Trung tâm Điều hành triển khai hóa đơn điện tử

4.1 Nhiệm vụ chính của Trung tâm Điều hành

Trung tâm Điều hành triển khai HĐĐT tại Tổng cục Thuế và các Cục Thuế là bộ phận thường trực, có nhiệm vụ:

• Tham mưu cho Ban Chỉ đạo trong việc tổ chức và chỉ đạo triển khai HĐĐT.
• Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện tại từng địa phương và từng doanh nghiệp.
• Hỗ trợ giải quyết các khó khăn, vướng mắc của người nộp thuế trong quá trình áp dụng HĐĐT.

4.2 Hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh

• Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng HĐĐT.
• Hỗ trợ kỹ thuật, giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề pháp lý liên quan.

Mục tiêu là đảm bảo việc áp dụng HĐĐT đồng bộ, không gây gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.

5. Quy định về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN phải đảm bảo đầy đủ các nội dung:

• Thông tin cơ bản:

  • Tên chứng từ, ký hiệu, số thứ tự.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế.

• Thông tin thu nhập:

  • Khoản thu nhập nhận được, thời điểm trả thu nhập.
  • Tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, thu nhập còn lại.

• Thời gian và xác nhận:

  • Ngày lập chứng từ.
  • Chữ ký số của người trả thu nhập để đảm bảo tính pháp lý.

Việc tuân thủ quy định này giúp tổ chức thực hiện nghĩa vụ thuế minh bạch, chính xác và tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế quản lý hiệu quả.

6. Tổng kết

Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 đã đưa ra những hướng dẫn cụ thể nhằm triển khai hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử đồng bộ trên toàn quốc. Các tổ chức và doanh nghiệp cần chủ động nắm vững các quy định và áp dụng đúng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, tuân thủ pháp luật, đồng thời góp phần hiện đại hóa công tác quản lý thuế tại Việt Nam.