Chi Tiết Về Biên Bản Họp Đại Hội Đồng Cổ Đông Công Ty Cổ Phần

Đây là tài liệu mang tính pháp lý, làm căn cứ để giải quyết tranh chấp hoặc xác minh các quyết định đã được thông qua. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tuân thủ các quy định pháp luật khi soạn thảo biên bản họp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy định và quy trình tổ chức họp ĐHĐCĐ theo Luật Doanh nghiệp 2020, giúp doanh nghiệp nắm rõ và thực hiện đúng quy định.

1. Quy định về họp Đại hội đồng cổ đông

Theo Khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong công ty cổ phần. Cuộc họp ĐHĐCĐ là dịp tập hợp các cổ đông có quyền biểu quyết để cùng thảo luận và thông qua những vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.

1.1. Họp thường niên

Điều 139 Luật Doanh nghiệp quy định mỗi năm, công ty cổ phần phải tổ chức họp ĐHĐCĐ thường niên trong vòng 4 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính. Nội dung của cuộc họp này thường bao gồm:

• Kế hoạch kinh doanh và hoạt động trong năm tới.
• Báo cáo tài chính năm trước.
• Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động.
• Báo cáo của Ban kiểm soát về hoạt động kiểm toán và kinh doanh.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên.
• Xác định mức cổ tức dự kiến chia cho các cổ phần.
• Thảo luận và thông qua các nội dung quan trọng khác thuộc thẩm quyền.

1.2. Họp bất thường

Ngoài họp thường niên, ĐHĐCĐ có thể được triệu tập họp bất thường trong các trường hợp sau:

• Xét thấy cần thiết để bảo vệ lợi ích của công ty.
• Số lượng thành viên Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát giảm xuống dưới số lượng tối thiểu theo luật định.
• Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc tỷ lệ khác thấp hơn được quy định trong Điều lệ công ty.
• Theo yêu cầu của Ban kiểm soát.
• Trường hợp khác do pháp luật hoặc Điều lệ công ty quy định.

2. Quy định về mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ

Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp ĐHĐCĐ phải có các nội dung chính sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp.
• Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp.
• Chương trình, nội dung cụ thể của cuộc họp.
• Thông tin về chủ tọa và thư ký cuộc họp.
• Tóm tắt diễn biến, các ý kiến được phát biểu và thảo luận trong cuộc họp.
• Danh sách cổ đông tham dự, số cổ phần và quyền biểu quyết tương ứng.
• Kết quả biểu quyết đối với từng vấn đề, bao gồm tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến.
• Các quyết định đã được thông qua kèm theo tỷ lệ biểu quyết tương ứng.
• Chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Biên bản họp là tài liệu quan trọng, được lưu giữ cùng hồ sơ doanh nghiệp và sử dụng trong các tình huống pháp lý nếu cần.

3. Quy trình tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông

3.1. Chuẩn bị họp

Điều kiện triệu tập cuộc họp:

Cuộc họp ĐHĐCĐ lần đầu cần đảm bảo có trên 50% tổng số phiếu biểu quyết tham dự. Nếu không đạt, công ty có quyền triệu tập thêm 2 lần:

• Lần 2: Yêu cầu ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết tham dự.
• Lần 3: Không yêu cầu tỷ lệ tham dự.

Chuẩn bị tài liệu:

• Danh sách cổ đông có quyền tham dự họp.
• Tài liệu liên quan đến các vấn đề dự kiến thảo luận.
• Dự thảo nghị quyết trình ĐHĐCĐ.

Địa điểm họp: Cuộc họp cần được tổ chức tại nơi thuận tiện và nằm trong lãnh thổ Việt Nam.

Người triệu tập họp phải gửi thông báo mời họp đến cổ đông chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc (nếu Điều lệ không quy định thời gian dài hơn).

3.2. Điều hành và biểu quyết

Trước khi bắt đầu, cần:

• Đăng ký danh sách cổ đông tham dự.
• Lựa chọn chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu.
  Chủ tọa sẽ điều hành cuộc họp, đưa ra từng nội dung để thảo luận và biểu quyết.

3.3. Công việc sau cuộc họp

Biên bản họp cần được hoàn thiện và ký trước khi cuộc họp kết thúc. Chủ tọa và thư ký phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của biên bản.

4. Hình thức thông qua nghị quyết ĐHĐCĐ

Nghị quyết ĐHĐCĐ được thông qua bằng 2 hình thức:

• Biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp: Dành cho các vấn đề quan trọng như sửa đổi Điều lệ, định hướng phát triển, thay đổi cổ phần, quyết định đầu tư lớn, giải thể công ty,...
• Lấy ý kiến bằng văn bản: Được áp dụng cho các nội dung khác theo Điều lệ công ty.

Tỷ lệ biểu quyết được quy định cụ thể, tối thiểu 50% hoặc 65% tùy thuộc vào từng vấn đề.

Kết luận

Việc tổ chức họp ĐHĐCĐ và lập biên bản họp là trách nhiệm không thể thiếu của công ty cổ phần. Thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn góp phần tạo niềm tin, minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ soạn thảo biên bản họp, doanh nghiệp nên tìm đến các chuyên gia hoặc tổ chức pháp lý uy tín để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của pháp luật.