Tìm hiểu về tính xác thực trong hoạt động công chứng

1. Giới thiệu về Tính Xác Thực trong Công Chứng

Công chứng là một hoạt động pháp lý phức tạp, đòi hỏi công chứng viên không chỉ thực hiện các thủ tục mà còn đảm bảo tính xác thực của mọi giao dịch được công chứng. Qua việc nghiên cứu các quy định pháp luật và thực tiễn công chứng tại nhiều quốc gia, chúng tôi nhận thấy có thể phân loại tính xác thực trong hoạt động công chứng thành ba cấp độ khác nhau. Mỗi cấp độ này mang đến yêu cầu và trách nhiệm riêng biệt cho công chứng viên trong việc đảm bảo tính hợp pháp và trung thực của giao dịch.

2. Cấp độ Thứ Nhất: Xác Định "Đúng Người"

Ở cấp độ đầu tiên, yêu cầu cơ bản nhất của tính xác thực là việc xác định “đúng người”. Đây là nhiệm vụ tối quan trọng trong công chứng, bởi nếu không xác định được chính xác người yêu cầu công chứng, có thể dẫn đến nhiều vấn đề pháp lý nghiêm trọng như lừa đảo, mạo danh. Các phương pháp xác định bao gồm:

• Nhận diện cá nhân qua mối quan hệ: Công chứng viên có thể nhận diện người yêu cầu công chứng qua quen biết cá nhân. Đây là phương pháp rất đáng tin cậy nhưng chỉ áp dụng được khi công chứng viên có mối quan hệ cá nhân với người yêu cầu.
• Xác nhận qua nhân chứng: Một hoặc hai nhân chứng đáng tin cậy có thể giúp công chứng viên xác định người yêu cầu. Tuy nhiên, phương pháp này không phổ biến và có thể gây phiền phức cho người yêu cầu.
• Xác minh giấy tờ tùy thân: Đây là cách thức phổ biến nhất, đặc biệt tại Việt Nam. Người yêu cầu công chứng cần cung cấp giấy tờ tùy thân hợp lệ, nhưng độ tin cậy thấp hơn hai cách đầu. Sau khi xác minh người, công chứng viên còn cần đảm bảo người yêu cầu có đủ khả năng nhận thức và đồng ý với nội dung hợp đồng.

3. Cấp độ Thứ Hai: Xác Định “Đúng Việc” – Kiểm Tra Tính Xác Thực của Nội Dung Giao Dịch

Tại một số quốc gia, yêu cầu về tính xác thực không dừng lại ở việc xác định đúng người mà còn bao gồm xác định “đúng việc”. Công chứng viên ở cấp độ này không chỉ phải xác minh cá nhân mà còn cần kiểm tra tính hợp pháp và độ chính xác của nội dung hợp đồng. Điều này đòi hỏi công chứng viên:

• Kiểm tra giấy tờ, tài liệu liên quan: Người yêu cầu công chứng cần xuất trình các tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản được giao dịch. Công chứng viên có thể trưng cầu giám định nếu có nghi ngờ về giấy tờ.
• Xác định tư cách pháp lý: Công chứng viên phải đảm bảo người yêu cầu công chứng đủ điều kiện pháp lý để thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.
• Xác minh nội dung hợp đồng: Tại cấp độ này, công chứng viên phải đảm bảo nội dung giao dịch phản ánh đúng ý chí của các bên và tuân thủ quy định pháp luật.

Hiện có ba quan điểm phổ biến về tính xác thực của nội dung giao dịch:

• Quan điểm thứ nhất coi tính xác thực là việc ghi nhận ý chí chủ quan của các bên.
• Quan điểm thứ hai yêu cầu nội dung giao dịch không chỉ phản ánh ý chí các bên mà còn phải tuân thủ luật pháp.
• Quan điểm thứ ba cho rằng công chứng viên cần đảm bảo nội dung giao dịch không chỉ tuân thủ luật pháp mà còn phản ánh đúng tình hình thực tế.

4. Cấp độ Thứ Ba: Đảm Bảo Tính Xác Thực Toàn Diện và Bản Chất Thực của Thỏa Thuận

Cấp độ xác thực cao nhất trong công chứng là xác định bản chất thực của các thỏa thuận. Công chứng viên phải xác định không chỉ danh tính và nội dung thỏa thuận mà còn phải đánh giá tính trung thực của các cam kết. Ở cấp độ này, công chứng viên cần phải đảm bảo rằng các thỏa thuận giữa các bên không nhằm che giấu các mục đích khác hoặc lừa dối pháp luật. Cụ thể:

• Kiểm tra bản chất thực tế của giao dịch: Công chứng viên phải xem xét kỹ lưỡng, đánh giá nội dung giao dịch để đảm bảo rằng nó không nhằm mục đích che giấu.
• Xác nhận ý chí, nguyện vọng thật sự của các bên: Đảm bảo các bên hoàn toàn tự nguyện và hiểu rõ quyền lợi, trách nhiệm.
• Đánh giá tính hợp pháp và hợp lý: Công chứng viên cần đảm bảo rằng các giao dịch không chỉ hợp pháp mà còn không mâu thuẫn với thực tế hiện hữu.

5. Trách Nhiệm của Các Bên Trong Đảm Bảo Tính Xác Thực của Hợp Đồng, Giao Dịch Công Chứng

Có ba bên chính tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào một giao dịch công chứng và chịu trách nhiệm về tính xác thực của giao dịch:

• Người yêu cầu công chứng: Đây là bên không thể thiếu trong mọi giao dịch công chứng. Họ cần đảm bảo các thông tin và giấy tờ cung cấp là trung thực.
• Công chứng viên: Công chứng viên không chỉ xác nhận danh tính của người yêu cầu công chứng mà còn có trách nhiệm phản ánh trung thực ý chí của các bên trong văn bản công chứng. Công chứng viên là người chịu trách nhiệm trực tiếp về độ chính xác và tính hợp pháp của văn bản.
• Các bên liên quan: Bao gồm nhân chứng, bên tư vấn, hoặc chuyên gia giám định. Vai trò của các bên này có thể không bắt buộc trong mọi giao dịch, nhưng trong những trường hợp cần thiết, họ đóng vai trò hỗ trợ xác minh và đảm bảo tính xác thực.

6. Hệ Quả Pháp Lý của Việc Đảm Bảo Tính Xác Thực Trong Công Chứng

Cấp độ xác thực của giao dịch công chứng ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh pháp lý, bao gồm quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, người yêu cầu công chứng, và các bên liên quan khác. Ví dụ, đối với một hợp đồng mua bán nhà, cấp độ xác thực sẽ ảnh hưởng đến quyền của công chứng viên trong việc yêu cầu tài liệu bổ sung, trách nhiệm của các cơ quan công quyền như cơ quan địa chính, và thời gian xử lý yêu cầu công chứng.

Cấp độ xác thực trong công chứng không chỉ đơn thuần là một yếu tố đảm bảo tính pháp lý mà còn bảo vệ các bên trước những rủi ro pháp lý không đáng có. Sự hiện diện của các cấp độ này là một công cụ hỗ trợ pháp lý mạnh mẽ cho công chứng viên, đồng thời giúp người yêu cầu công chứng có sự đảm bảo cao nhất về quyền lợi và trách nhiệm của mình.