Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Đây là một trong những thủ tục quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch trong các giao dịch, đồng thời giúp các bên liên quan tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.

Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, quy trình thực hiện và các lưu ý quan trọng, nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng áp dụng và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là văn bản được lập khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót hoặc cần bổ sung, điều chỉnh một số thông tin. Hóa đơn điện tử khi phát hành phải đúng với các quy định về nội dung, hình thức và yêu cầu của pháp luật. Trong trường hợp thông tin trên hóa đơn không chính xác hoặc bị thay đổi sau khi phát hành, biên bản điều chỉnh sẽ là bằng chứng pháp lý để làm rõ các sửa đổi này.

Các loại sai sót có thể xảy ra trên hóa đơn điện tử bao gồm:

• Sai thông tin người bán hoặc người mua: như sai tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Sai sót trong mô tả hàng hóa, dịch vụ: sai tên, mã số sản phẩm hoặc loại dịch vụ.
• Sai sót trong thông tin về giá trị giao dịch: như sai số lượng, đơn giá, tổng giá trị hóa đơn.
• Lỗi trong thuế suất: như sai thuế suất VAT, thuế suất khác (nếu có).

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử giúp khắc phục những sai sót này và điều chỉnh lại thông tin chính xác hơn, đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch.

2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan của Tổng cục Thuế, có một số trường hợp bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, cụ thể:

• Sai sót trong thông tin cơ bản trên hóa đơn: Hóa đơn phát hành có thể chứa thông tin sai lệch về tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua. Ví dụ như người mua cung cấp sai tên công ty, địa chỉ hoặc mã số thuế không đúng. Khi phát hiện các sai sót này, cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để thay đổi và xác nhận lại thông tin chính xác.
• Thông tin hàng hóa hoặc dịch vụ trên hóa đơn bị sai: Sai sót về tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính hoặc mô tả hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn là trường hợp phổ biến và cần phải được điều chỉnh. Trong trường hợp này, biên bản điều chỉnh sẽ ghi nhận lại thông tin chính xác về hàng hóa, dịch vụ và các yếu tố liên quan như giá trị, số lượng.
• Sai sót trong việc tính toán giá trị hóa đơn: Nếu hóa đơn có sự sai lệch trong việc tính toán giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ, ví dụ như sai sót trong đơn giá, số lượng sản phẩm hay tổng giá trị của hóa đơn, thì cần phải lập biên bản điều chỉnh. Biên bản này sẽ điều chỉnh lại giá trị và đảm bảo các thông tin này phù hợp với thực tế.
• Thay đổi phương thức thanh toán hoặc thời gian giao hàng: Trong một số trường hợp, khi thỏa thuận về phương thức thanh toán hoặc thời gian giao hàng thay đổi, có thể dẫn đến việc điều chỉnh các thông tin này trên hóa đơn. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ ghi nhận những thay đổi này và điều chỉnh lại cho chính xác.
• Hóa đơn bị mất, hỏng hoặc không thể sử dụng: Khi hóa đơn bị mất hoặc bị lỗi về định dạng, không thể sử dụng được, việc lập biên bản điều chỉnh sẽ thay thế hóa đơn cũ bằng một hóa đơn mới có thông tin chính xác hơn. Trong trường hợp này, biên bản điều chỉnh đóng vai trò quan trọng trong việc khôi phục tính hợp lệ của hóa đơn.
• Điều chỉnh về thuế suất hoặc tiền thuế: Nếu có sai sót về thuế suất hoặc số tiền thuế, chẳng hạn như áp dụng thuế suất sai đối với hàng hóa hoặc dịch vụ, thì doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ giúp bảo đảm tính chính xác của số thuế phải nộp mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm về thuế.

3. Quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Để đảm bảo biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có hiệu lực pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình sau:

Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn

Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát hóa đơn đã phát hành để phát hiện bất kỳ sai sót nào về thông tin, số lượng, giá trị, hoặc các yếu tố khác. Đối với các hóa đơn điện tử, việc kiểm tra thường xuyên và cẩn thận giúp giảm thiểu sai sót.

Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh

Dựa trên sai sót đã xác định, doanh nghiệp sẽ lập biên bản điều chỉnh theo mẫu quy định của cơ quan thuế. Biên bản phải ghi rõ các thông tin sau:

• Thông tin hóa đơn gốc: Số hóa đơn, ngày phát hành, giá trị của hóa đơn cũ.
• Nội dung điều chỉnh: Mô tả chi tiết về lỗi và cách thức điều chỉnh. Ví dụ, điều chỉnh số lượng, đơn giá, hoặc thuế suất.
• Lý do điều chỉnh: Cần ghi rõ lý do tại sao hóa đơn phải điều chỉnh, ví dụ như sai sót về thông tin, giá trị, hoặc lỗi trong quá trình phát hành.

Bước 3: Ký số điện tử

Sau khi biên bản điều chỉnh được lập, cả bên bán và bên mua cần ký số điện tử vào biên bản này. Đây là bước quan trọng giúp biên bản có giá trị pháp lý và chứng minh sự đồng thuận của các bên.

Bước 4: Gửi biên bản điều chỉnh cho cơ quan thuế và bên mua

Sau khi ký số, biên bản điều chỉnh sẽ được gửi cho cơ quan thuế qua hệ thống cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần gửi bản sao của biên bản điều chỉnh cho bên mua để họ nắm rõ và đồng ý với việc điều chỉnh này.

Bước 5: Lưu trữ biên bản điều chỉnh

Biên bản điều chỉnh cần được lưu trữ cẩn thận, vì có thể sẽ cần phải kiểm tra lại trong quá trình quyết toán thuế hoặc kiểm tra của cơ quan thuế. Các biên bản điều chỉnh phải được bảo quản trong thời gian quy định, ít nhất là 10 năm, theo yêu cầu của pháp luật.

4. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Để việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi và đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Chính xác và đầy đủ thông tin: Đảm bảo rằng biên bản điều chỉnh được ghi chép đầy đủ các thông tin cần thiết, không bỏ sót chi tiết quan trọng.
• Tuân thủ quy định về thời gian và hình thức: Biên bản điều chỉnh phải được thực hiện trong thời gian quy định và theo đúng mẫu văn bản chuẩn.
• Đảm bảo tính hợp pháp: Ký số điện tử phải thực hiện đúng quy trình và đảm bảo biên bản điều chỉnh có hiệu lực pháp lý.
• Lưu trữ và bảo quản đúng cách: Biên bản điều chỉnh hóa đơn cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu sau này.

Kết luận

Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là thủ tục quan trọng để bảo đảm tính chính xác và hợp pháp trong các giao dịch kinh doanh. Doanh nghiệp cần nắm rõ các trường hợp phải lập biên bản điều chỉnh, quy trình thực hiện và các lưu ý để tránh sai sót trong quá trình phát hành và điều chỉnh hóa đơn. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tối ưu hóa công tác quản lý thuế.